Salesforce Outlook集成(3)

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 为Outlook启用和设置Lightning。
  • 启用并设置闪电同步。

卷起你的袖子

设置闪电为Outlook和闪电同步并不困难,但它需要一些时间。如果您不管理Microsoft Exchange,则可以让该管理员在设置Lightning Sync时与您一起工作。

在Ursa Major的管理员Maria Jimenez投入时间进行任何设置之前,她回顾了Lightning for Outlook和Lightning Sync的系统要求。

闪电的Outlook系统要求

为您 你需要
邮件服务器 或者:

  • Exchange 2016或2013内部部署
  • 与Office 365联机
电子邮件应用 或者:

  • 在网络上的Outlook
  • Windows PC上的MicrosoftOutlook®2016或2013的桌面版本
  • Microsoft Outlook for Mac 2016
浏览器 任何允许来自Salesforce的Cookie的浏览器:

  • Google Chrome™,最新的稳定版本
  • Mozilla®Firefox®,最新的稳定版本
  • Apple®Safari®,最新的稳定版本
  • Microsoft InternetExplorer®11(仅限Windows)
  • Microsoft Edge,最新的稳定版本(仅限Windows)

闪电同步系统要求

连接到Salesforce使用 你的公司需要 启用这些设置
邮件服务器
  • 带有Exchange Online的Office365®Enterprise Edition
  • Exchange Server 2016
  • Exchange Server 2013 Service Pack 1
  • 在SSL连接上交换Web服务(EWS)
  • Exchange自动发现服务
  • Exchange服务器和自动发现服务上的基本身份验证
  • 加密协议TLS 1.1或更高版本
OAuth 2.0 for Exchange 带有Exchange Online的Office365®Enterprise Edition 没有其他的

检查,检查和检查!玛丽亚有开始设置过程的绿灯。这是她怎么做的。

为Outlook设置闪电

  1. 点击Setup icon设置图标,然后选择设置。
  2. 在“快速查找”框中输入Outlook的闪电,然后选择“闪电”用于Outlook。
  3. 为Outlook启用闪电。

    Setting to turn on Lightning for Outlook

  4. 让代表将新组成的电子邮件与Salesforce记录联系起来。打开启用增强电子邮件与闪电的Outlook和电子邮件到Salesforce。
  5. 给你的销售代表说明在Microsoft Outlook中设置Lightning for Outlook。

设置闪电同步

这些步骤包括您设置Lightning Sync的高级详细信息。在必要的地方,我们在Salesforce帮助中包含了详细的细节链接。

  1. 启用闪电同步。从“设置”中,在“快速查找”框中输入“同步”,然后选择“同步设置”。点击编辑,选择启用闪电同步,然后点击保存。
  2. 选择你如何连接到你的电子邮件服务器。获取有关如何选择和配置连接到Microsoft Exchange的方法的更多信息。
  3. 要确认它是否可以与Exchange服务器通信,请运行Lightning Sync连接测试。测试将检查Salesforce与Exchange服务器之间的多个连接点。测试完成后,它会提供一个描述连接状态的摘要。请参阅运行此测试的详细说明。
  4. 为您的销售代表定义同步设置。这包括如下决定:
    1. 谁可以同步以及他们可以同步哪些项目
    2. 是否要限制物品
    3. 代表从Outlook或Salesforce中删除项目时会发生什么情况

    获取有关这些决定的指导以及同步设置的详细步骤。

  5. 准备您的代表来管理同步的联系人。根据配置同步选项的方式,您的代表可以将Exchange中的联系人同步到Salesforce或同时进行同步。通过同步过程获得引导您的销售代表的提示。
  6. 告诉您的代表他们如何防止某些事件同步。例如,您的代表很可能希望保持个人事件不会同步到Salesforce。了解如何防止某些事件同步到Salesforce。

为Outlook定制闪电

玛丽亚完成了设置闪电的Outlook和闪电同步的基本知识后,她定制功能,给她的代表最好的销售经验。就是这样。

  1. 从“设置”中,在“快速查找”框中输入Outlook的闪电,然后选择“闪电”用于Outlook。
  2. 考虑启用这些选项来优化您的代表使用Lightning for Outlook的经验。
    1. 使用闪电为Outlook启用增强型电子邮件。销售代表将电子邮件作为任务添加到Salesforce,而不是将其添加为电子邮件。这是一个更好的经验。了解如何使用增强的电子邮件为Outlook配置Lightning。

      Settings for Enhanced Email, App Builder, and email templates

    2. 使用Lightning App Builder自定义内容。 您可以灵活地定制Salesforce内容在Outlook中的显示方式。 了解如何使用Lightning App Builder使您的代表更加高效。
    3. 使用Lightning for Outlook中的Lightning电子邮件模板。 您的代表可以使用模板快速制作电子邮件,而不是从头开始编写邮件。 了解如何在Outlook中使用Lightning电子邮件模板。

将Outlook与Salesforce集成是一个很好的方法,可以让代表们利用最依赖的工具保持高效。 借助Lightning for Outlook将Salesforce体验带入Outlook,减少了您的代表在Outlook和Salesforce之间切换的需求。 而闪电同步保持您的代表联系和事件同步,所以你的代表不会错过一个节拍。

Salesforce Outlook集成(2)

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 总结您和您的团队从Salesforce for Outlook转移到闪电Outlook和闪电同步的好处。
  • 发现您是否有资格迁移。
  • 规划迁移过程。

如果您的代表已经使用Salesforce for Outlook

如果您已经在Salesforce平台上工作了一段时间,则很可能您已经使用了本地安装的Outlook集成产品Salesforce for Outlook。它帮助销售代表长期保持高效。

但是,我们已经取得重要进展,提供下一代基于云的Outlook集成产品,用于Outlook的闪电和闪电同步。这就是我们现在正在大力投资开发工作的地方。我们不希望你留下。

如果您的代表不使用Salesforce for Outlook

如果您和您的销售团队是整合Outlook和Salesforce的新手,请休息一下!你不需要通过本单元的步骤。但我们欢迎您一起阅读并参加测验。我们知道你想要那个徽章!

为什么要移动闪电为Outlook和闪电同步?

Salesforce for Outlook一直是帮助您的代表在Outlook和Salesforce中维护数据的一个很好的解决方案。不过,这是已安装的软件。正如您所知,软件需要维护和频繁的版本更新。这些更新需要你,你的公司的可靠管理员,协调软件安装与销售代表,以便每个人都运行最新版本。而且大家都知道,您所有的销售代表都运行相同版本的Salesforce for Outlook,对吧? (眨眼!)

好消息是,闪电的Outlook和闪电同步准备去哪里你的代表去。这意味着闪电的Outlook可供您的本地安装版本的Outlook和在网络上的Outlook的代表。销售代表总是可以访问最新和最好的功能。而最新的功能没有你或你的代表不得不安装更新。这是一笔巨额交易。而且您的IT朋友对于选择维护要求较少的Outlook集成产品更成为您的粉丝。

此外,我们很高兴地告诉你,Outlook的闪电现在支持Mac用户!但在您投入任何时间迁移销售代表之前,请查看参考资料部分中的Lightning for Outlook系统要求。

如何转向闪电的Outlook收益管理员?

闪电为Outlook需要多一点的时间从你的前面,以确保所有移动件连接到对方。但它可以节省您在销售代表之间协调软件更新的麻烦。与已安装的产品相比,将Lightning for Outlook部署到您的销售团队非常简单。这是因为闪电的Outlook是一个真正的基于云的解决方案。总之,转向闪电展望:

  • 简化行政程序, 因为你不维护版本。无论何时我们更新Lightning for Outlook,这些更新都会发生在Salesforce业务方面。这很像您每年获得三次自动Salesforce更新。
  • 消除部署压力, 因为我们已经比以往更容易为您部署过程。您可以选择让代表自己部署Lightning for Outlook加载项。或者你可以为他们部署加载项,这是一个很好的方法,让他们得分。
  • 让你控制同步过程, 因为您的销售代表不再担心确保他们正在同步正确的项目。

什么是功能可用性?

同时,Salesforce for Outlook包含比Lightning for Outlook更多的功能。但事实不是这样的。 Outlook的闪电现在包含一系列比Salesforce for Outlook更丰富和更完善的功能。

计划你的行动

我们建议您使用这些步骤制定测试计划。

  • 确定Salesforce for Outlook和Lightning for Outlook之间的区别。.在“参考资料”部分查看Lightning for Outlook和Lightning Sync系统要求。
  • 将Outlook的闪电展示给一个小测试组。 我们建议使用沙箱环境。把你自己包括在这个小组中,这样你就可以快速地把握出现的任何问题。
  • 建立停用Salesforce for Outlook的时间表。

  • 将停用时间表传达给销售代表。 并告诉他们在实际移动过程中,他们的项目不会同步,并且Outlook中的Salesforce侧面板将不可访问。
  • 在Outlook配置中禁用功能。.稍后我们会告诉你。
  • 与您的IT专家协调,从代表计算机上卸载Salesforce for Outlook。.或者,如果您的代表对其计算机具有管理权限,请将您的代表指向在参考资料部分中卸载Salesforce for Outlook的过程。

为Outlook移动闪电

在这个缩略的过程中,您禁用侧面板和同步功能的Salesforce for Outlook功能,而不是完全卸载Salesforce for Outlook。然后,您打开Lightning Sync,并将Outlook的Lightning部署到电子邮件用户。下一个单位包括更多的设置细节。

  1. 点击Setup icon设置图标,然后选择设置。
  2. 在快速查找框中,进入Outlook,然后选择Outlook配置。
  3. 点击Outlook配置旁边的编辑。

    Available Outlook configurations

  4. 滚动到数据设置,然后取消选择侧面板和添加电子邮件。

    Data Settings for side panel and add email

  5. 对于联系人,事件和任务,请将同步方向设置为不同步。然后,点击保存。

    Settings for sync directions

  6. 在“快速查找”框中输入Outlook的闪电,然后选择“闪电”用于Outlook。
  7. 打开闪电的Outlook。

    Setting to turn on Lightning for Outlook

  8. 从“设置”中,在“快速查找”框中输入“同步”,然后选择“同步设置”。点击修改。

    Lightning Sync settings

  9. 选择启用闪电同步,然后单击保存。

    Enable Lightning Sync setting

  10. 定义您的Exchange服务器的连接方法。

    Setting for communication method

  11. 在快速查找框中输入同步配置,然后选择同步配置。
  12. 点击新的闪电同步配置。然后,给它一个名字,选择活动,并分配成员。

    Settings for new Lightning Sync configuration

  13. 对于联系人和事件,请选择同步方向。然后,点击保存。

现在您已经了解了迁移过程中涉及的内容。但请记住,下一个单位可让您访问更多关于为Outlook和Lightning Sync设置Lightning的详细信息。

Salesforce Outlook集成(1)

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 总结您的代表如何依靠Outlook和Salesforce来开展前景和交易。
  • 确定您的销售代表在两个系统中输入销售数据的冗余。
  • 描述如何闪电为Outlook和闪电同步帮助您的代表更有成效。

介绍

在我们开始之前,让我们来谈谈我们在这个模块中的内容。在第一个单元中,我们讨论了集成Outlook和Salesforce来设置代表以取得成功的重要性。

在下一个单元中,我们看看使用Salesforce for Outlook的人们如何转移到我们的下一代基于云的Outlook集成产品:用于Outlook和闪电同步的闪电。

为了使事情变得圆满,我们的最后一个单元向您展示了如何为Outlook和闪电同步设置闪电。

准备好潜入吗?我们走吧!

提高销售代表生产力的一种方法

您的代表使用Microsoft Outlook。他们使用Salesforce。是不是你的销售代表一起使用Outlook和Salesforce?据麦肯锡公司(McKinsey&Company)称,销售代表在电子邮件和日历上花费高达28%的时间。在新兴太阳能公司Ursa Major Solar,Inc.工作的销售代表Erin Donaghue和Lance Park就是这种情况。把Salesforce的数据带到他们花这么多时间的地方对他们来说非常重要。

当您集成Outlook和Salesforce时,您可以帮助您的代表花费更少的时间在两个系统之间输入数据和切换。您还可以帮助销售团队跟踪与Salesforce记录相关的重要电子邮件对话。这些特权帮助您的代表:

  • 消除冗余数据录入两个系统的时间。
  • 在一个地方访问重要的Outlook电子邮件和相关的Salesforce记录,更容易为潜在客户和客户制定有针对性,有意义的电子邮件通信。
  • 更多地关注最重要的事情:销售!

Erin和Lance使用Outlook和Salesforce。让我们回顾一下他们如何使用这两个系统。

为什么销售代表使用Outlook

您的销售代表已经在Outlook中花费时间。这是他们用它做的。

代表做的事情 为什么?
发送电子邮件 电子邮件是一种简单而有效的方式来与潜在客户进行交流,并获得关系。
保持联系 Outlook中的联系人充当您代表的虚拟Rolodex卡文件。
安排会议和约会 您的代表严重依赖日历来规划他们的日子和安排重要事件。

为什么要使用Salesforce

Ursa Major购买了Salesforce是因为它是一个强大的销售工具。荣誉给他们!他们的销售代表使用Salesforce来跟踪他们的潜在客户和交易信息。但让我们仔细看一下销售团队使用Salesforce的情况。

代表做的事情 为什么?
保持线索和联系 您的代表将销售线索和联系人与其他重要的Salesforce记录(例如客户和机会)联系起来。
安排会议和约会 销售代表及其经理依靠Salesforce日历获取有关销售的会议和书籍预约。
您的代表还将这些事件与其他重要的Salesforce记录关联起来。
跟踪管道中的交易 销售人员使用Salesforce机会来跟踪他们的交易,Salesforce机会与您的销售团队相关联(您猜对了)其他重要的Salesforce记录。
了解杰出的案例 并非所有销售都顺利。您的销售代表可以从他们的客户与贵公司所登录的问题中获益。在你的销售代表尝试销售你的销售代表销售之前,了解问题尤其重要。

为什么冗余是一个问题

为什么这很重要?因为您的销售代表在Outlook中执行的操作与Salesforce中执行的操作一样。我们的大熊猫销售代表艾琳和兰斯经常使用这两个系统来跟踪联系人,安排会议和约会,并跟踪任务。

Redundancy between Outlook and Salesforce Venn diagram

让我们来看看这会给你和你的销售代表带来什么问题。

  • 在上下文切换和两个地方维护数据时丢失了时间。单独的上下文切换会将您的销售代表退出销售模式,并将其置于工具管理模式。
  • 数据输入错误的机会更大。当您的代表在Outlook和Salesforce中输入数据时,出错的可能性会增加。我们可以看到,当Erin在Outlook中进入联系人,然后在Salesforce中再次联系时,她无意中引入了一个错误。不好。
  • Misspelled name between Outlook and Salesforce

错误,如Erin的数据录入错误,会影响数据质量,甚至影响公司的声誉。这里最重要的是Erin的销售工作不必与销售数据在Outlook和Salesforce之间保持同步。
这就是闪电的Outlook和闪电同步的帮助。让我们看看如何保持Outlook和Salesforce之间的一致数据,帮助您的代表保持在他们的游戏之上。

闪电为Outlook和闪电同步帮助您的销售代表

以下简要介绍一下您可以提供给销售代表的核心功能。

核心功能 为什么这是有帮助的
在Outlook中查看并关联相关的Salesforce内容 从Outlook电子邮件中,您的销售代表可以了解所销售人员的情况。最重要的是:

  • 销售代表添加与销售周期相关的电子邮件,以便Salesforce的同事知道发生了什么。
  • 您在销售团队中扮演了增加Salesforce采用的重要角色。
在Outlook中访问Salesforce功能 当你的代表没有必要离开Outlook:

  • 根据自定义对象创建Salesforce记录,例如潜在客户,商机,客户,联系人甚至记录。
  • 将电子邮件消息和一次性日历事件关联到多个Salesforce联系人以及接受任务或电子邮件的任何其他Salesforce记录。
  • 搜索Salesforce记录,包括基于自定义对象的记录。
同步联系人和事件 在后台使用Lightning Sync,您的代表不会为Outlook和Salesforce中的联系人和事件重复数据输入。

  • 联系人:根据您选择的选项,联系人可以在Salesforce与Exchange服务器之间或双向进行同步。
  • 事件:从您的Exchange服务器同步到Salesforce的一次性事件。或者对于满足特定要求的销售代表,一次性事件可以在两个方向上同步。详细了解同步事件的注意事项。

这对于您的销售人员来说是一些重大的胜利。我们很高兴地告诉你更多关于闪电“展望”能帮助销售团队释放管理时间的方式。这样,您的销售团队就可以专注于增加销售。当你的公司销售情况良好时,你们都会受益,对吧?

从产品管理直接听取

闪电的Outlook和闪电同步的产品经理讨论关键组件,并进行演示。在这个视频中,他们还讨论了Gmail的Lightning,我们将在Gmail集成模块中介绍。

接下来,我们介绍准备将销售团队从Salesforce for Outlook迁移到闪电以进行Outlook和Lightning Sync的基础知识。