控制用户可以访问的内容

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 描述对象和字段级别安全性之间的区别
  • 描述如何设置组织范围的默认共享设置

数据安全简介

既然您知道如何添加用户,您可能想知道如何确保他们能够看到他们需要查看的内容以及他们需要查看的内容。在本单元中,我们将向您展示如何配置用户对Salesforce记录的访问权限,以便他们只能访问所需的信息。

例如,假设您正在构建一个Recruiting应用程序,其中包含有关未结头寸,候选人和工作申请的信息。该应用程序将存储机密数据,例如社会安全号码,工资金额和申请人评论,这些数据只应向特定类型的用户公开。对于这样的应用程序,保护敏感数据非常重要,而不会让招聘人员,招聘经理和面试官更难以完成工作。

Salesforce提供灵活的分层共享模型,可以轻松地将不同的数据集分配给不同的用户组。这可确保您可以平衡安全性和便利性,最大限度地降低被盗或误用数据的风险,同时确保所有用户都可以轻松访问所需的数据。

Salesforce包含易于配置的安全控件,可以轻松指定哪些用户可以查看,创建,编辑或删除应用程序中的任何记录或字段。您可以在组织,对象,字段或单个记录级别配置访问权限。通过组合不同级别的安全控制,您可以为数千个用户提供恰当的数据访问级别,而无需单独为每个用户指定权限。

数据访问级别

您可以在四个主要级别配置Salesforce中的数据访问。

组织

在最高级别,您可以通过维护授权用户列表,设置密码策略以及限制对特定时间和特定位置的登录访问来保护对组织的访问。

对象

对象级安全性提供了控制哪些用户可以访问哪些数据的最简单方法。通过设置特定类型对象的权限,可以防止一组用户创建,查看,编辑或删除该对象的任何记录。例如,您可以使用对象权限来确保访调员可以查看职位和工作申请,但不能编辑或删除他们。

字段

您可以使用字段级安全性来限制对某些字段的访问,即使对于用户有权访问的对象也是如此。例如,您可以将职位对象的薪资字段设置为访问者不可见,但招聘经理和招聘人员可以看到。

记录

要以更高的精度控制数据,您可以允许特定用户查看对象,但随后限制他们允许查看的单个对象记录。例如,记录级访问允许访调员查看和编辑他们自己的评论,而不会暴露其他访调员的评论。您可以通过以下方式管理记录级访问。

  • 组织范围的默认值指定用户对彼此记录的默认访问级别。您使用组织范围的共享设置将数据锁定到最严格的级别,然后使用其他共享工具有选择地授予其他用户访问权限。例如,您可以让所有员工访问名为Candidate的对象,以允许任何人将候选添加到数据库。但您可以限制对职位的访问权限,以便任何人都可以看到可用的职位,但只有具有适当权限的员工才能编辑职位。
  • 角色层次结构打开对层次结构中较高层的访问权限,以便它们继承对层次结构中位于其下方的用户所拥有的所有记录的访问权限。角色层次结构不必与您的组织结构图完全匹配。相反,层次结构中的每个角色代表用户或用户组所需的数据访问级别。例如,您可以通过将组织范围的默认设置设置为“私有”来限制对候选人的访问,但允许招聘人员查看和编辑他们拥有的候选记录。招聘人员无法看到他们不拥有的候选记录,因为招聘人员在角色层级中都处于同一级别。但是,招聘经理可以获得对所有候选记录的读/写访问权限,因为他们在角色层次结构中处于比招聘人员更高的级别。
  • 通过共享规则,您可以对特定用户组的组织范围默认值进行自动例外处理,以允许他们访问他们不拥有或通常无法看到的记录。共享规则(如角色层次结构)仅用于为更多用户提供对记录的访问权限 – 它们不能比组织范围的默认设置更严格。例如,您可以允许所有员工查看职位,但使用共享规则授予对名为招聘经理的角色或组中的员工的完全编辑权限。
  • 手动共享允许特定记录的所有者与其他用户共享它们。虽然手动共享不像组织范围的共享设置,角色层次结构或共享规则那样自动化,但在某些情况下它可能很有用,例如,如果度假的招聘人员需要临时将工作申请的所有权分配给另一名员工。

记录级安全性概述

通过允许特定用户查看对象,然后限制他们允许查看的对象中的各个记录,您可以更精确地控制数据访问。例如,您可以让所有访问者访问具有组织范围默认值的评论,但限制他们只访问他们拥有的角色层次结构的评论。

在配置记录访问权限之前,您可能会发现回答以下问题很有用:

  • 您的用户是否应该对每条记录或仅仅是一个子集具有开放访问权限?
  • 如果它是一个子集,应该由哪些规则决定用户是否可以访问它们?

假设您创建了一个名为Recruiter的配置文件,以便为招聘人员创建对象级权限。您可以限制删除招聘相关对象(如职位或候选人)的权力,以便招聘人员永远无法删除这些对象。但是,您授予招聘人员创建,阅读或编辑招聘对象的权限并不一定意味着招聘人员可以阅读或编辑每个招聘对象记录,例如个人职位或候选人。这是平台中两个重要概念的结果:

  • 始终根据对象,字段和记录级权限的组合评估记录的权限。
  • 当对象与记录级权限冲突时,限制性最强的设置会获胜。

这意味着即使您授予配置文件创建,读取和编辑招聘对象的权限,如果个人招聘记录的记录级权限被证明更具限制性,那么这些规则定义了招聘人员可以访问。例如,如果您给予招募人员资料创建,阅读和编​​辑Candidates对象的权限,但限制招聘人员只能访问他们拥有的候选人记录,则招聘人员只能访问这些记录。

组织范围的共享默认值

既然您已经了解了有关记录级安全性的更多信息,那么让我们关注组织范围内的默认设置。这些是默认值,用于指定受限制最多的用户应具有的基准访问级别。您可以使用组织范围的默认值将数据锁定到此最严格的级别,然后使用其他记录级安全性和共享工具(角色层次结构,共享规则和手动共享)向需要的其他用户打开数据访问它。

您可以使用组织范围的共享设置指定对记录的默认访问级别,您可以为每种类型的标准或自定义对象单独设置它们。您可以确定具有对象权限的对象的所有记录的基本访问级别。您可以修改用户不拥有组织范围默认值的记录的权限。您永远不能使用组织范围的默认值来授予用户比通过对象权限更多的访问权限。

您可以通过回答每个对象的以下问题来确定应用程序所需的组织范围默认值。

  1. 谁是此对象最受限制的用户?
  2. 是否会有这个对象的实例不允许该用户看到?
  3. 是否会有这个对象的实例不允许该用户编辑?
A diagram for determining the sharing model for objects

根据您对这些问题的回答,您可以将该对象的共享模型设置为其中一个设置。

字段说明
Private只有记录所有者以及层次结构中该角色以上的用户可以查看,编辑和报告这些记录。
Public Read Only所有用户都可以查看和报告记录,但不能编辑它们。只有所有者和层次结构中该角色之上的用户才能编辑这些记录。
Public Read/Write所有用户都可以查看,编辑和报告所有记录。
Controlled by Parent用户可以基于他或她是否可以对与其关联的记录执行相同的动作来对联系人执行动作(诸如查看,编辑或删除)。

在您将对象的组织范围共享设置设置为“专用”或“公共只读”的环境中,您可以通过设置角色层次结构或定义共享规则来授予用户对记录的更多访问权限。但是,您只能使用共享规则来授予更多访问权限 – 除了最初使用组织范围的共享默认值指定的内容之外,它们不能用于限制对记录的访问。

举个例子,让我们回顾一下并回答Recruiting应用程序中Position对象的问题列表。

  1. 谁是此对象最受限制的用户
    标准员工配置文件的成员。他们被允许做的就是查看一个位置。
  2. 是否会有这个对象的实例不允许该用户看到?
    虽然最低和最高工资的价值对标准员工是隐藏的,但他们仍然可以查看所有职位记录。
  3. 是否会有这个对象的实例不允许该用户编辑?
    是的。标准员工不得编辑任何职位记录。

根据该流程图,对问题#3回答“是”意味着应该将Position对象的共享模型设置为Public Read Only。通过与其他招募对象重复相同的练习,您可以轻松地为它们找出适当的组织范围默认设置。标准员工配置文件是每个对象最受限制的用户,并且将存在特定员工无法查看的候选人,工作申请和审核记录。因此,您应该将Candidate,Job Application和Review对象的共享模型设置为Private。

Note
注意

您无法为Review对象设置组织范围的默认值。这是因为该对象位于主 – 详细信息关系的详细信息侧,并且详细记录会自动继承其父级的共享设置。因此,在我们的应用程序中,Review对象自动设置为Private。

设置组织范围的共享默认值

现在您已经阅读了有关组织范围的默认值,您已准备好设置一些。

  1. 从“设置”中,在“快速查找”框中输入“共享设置”,然后选择Sharing Settings.
  2. 单击“组织范围默认值”区域中的“ Edit  ”。
  3. 对于每个对象,选择要使用的默认访问权限。 (回想一下上一节中回答的问题,以帮助您确定哪种默认访问设置最合适。)
  4. 要允许角色层次结构中较高级别的员工自动访问记录,请选择“Grant Access Using Hierarchies”以获取没有“父级受控”默认访问权限的任何自定义对象。

在对象的组织范围共享设置默认设置为“专用”或“公共只读”的环境中,您可以通过设置角色层次结构或定义共享规则来授予用户对记录的更多访问权限。请记住,您只能使用共享规则来授予更多访问权限。除了最初使用组织范围的共享默认值指定的记录之外,您不能使用它们来限制对记录的访问。

默认情况下,Salesforce使用层次结构(如角色层次结构)自动向层次结构中记录所有者上方的用户授予记录访问权限。将对象设置为“私有”使这些记录仅对角色层次结构中的记录所有者和位于其上的用户可见。如果要禁用自定义对象层次结构中记录所有者上方用户的记录访问,请使用“授予使用层次结构访问权限”复选框。如果取消选中此自定义对象的复选框,则会将记录访问权限仅限于记录所有者和组织范围默认授予访问权限的用户。

如果取消选择“使用层次结构授予访问权限”,则角色层次结构中较高的用户不会收到自动访问权限。但是,某些用户仍然可以访问默认情况下不拥有的记录,例如具有“查看全部”和“全部修改”对象权限以及“查看所有数据”和“修改所有数据”系统权限的用户。

更新组织范围的默认值时,会导致共享重新计算自动运行并对记录应用任何访问更改。重新计算完成后,您会收到通知电子邮件,您可以刷新“共享设置”页面以查看更改。要查看更新状态,请从“设置”中,在“快速查找”框中输入“查看设置审计跟踪”,然后选择View Setup Audit Trail.

使用组织范围的默认设置保护数据后,生成的设置可能对某些用户而言过于严格。然后,您可以使用剩余的记录级安全控件:角色层次结构,共享规则和手动共享,以选择性地为需要它的特定员工打开记录访问。

添加新用户

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 描述用户客户及其包含的信息类型。
  • 添加单个用户或多个用户。
  • 使用Salesforce移动应用程序随时随地管理用户。

什么是用户?

作为新管理员,您可以执行用户管理任务,如创建和编辑用户,重置密码,授予权限,配置数据访问等等。在本单元中,您将了解用户以及如何将用户添加到Salesforce组织。

那么用户是什么?用户是登录Salesforce的任何人。用户是贵公司的员工,例如销售代表,经理和IT专家,他们需要访问公司的记录。

Salesforce中的每个用户都有一个用户客户。用户客户标识用户,用户客户设置确定用户可以访问的功能和记录。每个用户客户至少包含以下内容:

  • Username
  • Email Address
  • User’s First and Last Name
  • License
  • Profile
  • Role (optional)

如果所有听起来都不熟悉,请不要担心。我们稍后会详细介绍它。

要查看和管理组织中的用户,请在“设置”中的“快速查找”框中输入“Users”,然后选择“Users”。用户列表显示组织中的所有用户。从列表中,您可以:

  • 创建一个或多个用户。
  • 重置所选用户的密码。
  • 单击名称,别名或用户名查看用户的详细信息页面。
  • 编辑用户的详细信息。
  • 如果启用了系统权限,或者用户已授予您系统管理员登录访问权限,请以任何用户身份登录。

关键术语

我们已经向您介绍了许多术语,因为我们已经描述了开始添加用户所需的背景信息。以下是您应该了解的一些关键术语及其定义。

用户名

每个用户都有用户名和电子邮件地址。用户名必须格式化为电子邮件地址,并且在所有Salesforce组织中必须是唯一的。它可以是用户的电子邮件地址,只要它是唯一的。

用户许可

用户许可证确定用户可以在Salesforce中访问哪些功能。例如,您可以允许用户使用标准Salesforce许可证访问标准Salesforce功能和Chatter。但是,如果您只想授予用户访问Salesforce中某些功能的权限,则可以选择许多许可证。例如,如果您必须授予用户访问Chatter的权限,而不允许他们在Salesforce中查看任何数据,则可以为他们提供Chatter Free许可。

简档

配置文件确定用户可以在Salesforce中执行的操作。它们具有一组权限,可授予对特定对象,字段,选项卡和记录的访问权限。每个用户只能有一个配置文件。根据用户的工作职能选择配置文件(标准用户配置文件是大多数用户的最佳选择)。不要为用户提供比用户完成工作所需的访问权限更多的配置文件。您可以使用权限集授予用户需要的更多项目的访问权限。

角色

角色根据角色层次结构中的位置确定用户可以在Salesforce中看到的内容。层次结构顶部的用户可以查看其下方用户拥有的所有数据。除非共享规则授予他们访问权限,否则较低级别的用户无法查看其上方或其他分支中的用户拥有的数据。角色是可选的,但每个用户只能有一个角色。

如果您有一个包含许多用户的组织,您可能会发现在添加用户时更容易分配角色。但是,您可以随时设置角色层次结构并为用户分配角色。角色仅适用于Salesforce的Professional,Enterprise,Unlimited,Performance和Developer版本。

别号

别名是一个简短的名称,用于标识列表页面,报告或其全名不适合的其他位置的用户。默认情况下,别名是用户名字的第一个字母和姓氏的前四个字母。

添加用户指南

您可以在Salesforce中使用许多选项来添加用户和许多工具。以下是一些可帮助您入门的指南。

  • Username: 每个用户必须具有在所有Salesforce组织(不仅仅是您的组织)中唯一的用户名。
  • Username Format: 用户必须拥有电子邮件地址格式的用户名(即jdoe@domain.com),但他们不必使用真实的电子邮件地址。 (只要他们的电子邮件地址在所有Salesforce组织中都是唯一的,他们就可以使用他们的电子邮件地址。)
  • Email: 用户可以跨组织使用相同的电子邮件地址。
  • Passwords: 用户必须在首次登录时更改密码。
  • Login Link: 用户只能使用注册电子邮件中的登录链接一次。如果用户关注该链接但未设置密码,则您(管理员)必须重置密码才能登录。

添加用户

如果启动了安装向导,则可能已添加了一些用户。但是,您可能需要在将来添加用户,尤其是随着公司的发展和雇佣更多员工。

根据您的组织规模或新员工入职流程,您可以选择一次添加一个用户,也可以一次添加多个用户。您可以在Salesforce中执行任一操作。您可以添加的最大用户数由Salesforce版本和您购买的用户许可证数量决定。

要添加用户:

  1. 从“设置”中,在“快速查找”框中输入用户,然后选择“Users”。
  2. 单击“New User”以添加单个用户,或单击“Add Multiple Users”以一次最多添加10个用户。
  3. 以电子邮件地址的形式输入每个用户的姓名,电子邮件地址和唯一的用户名。默认情况下,用户名与电子邮件地址相同,但您可以覆盖此用户名。
  4. 选择要与您创建的用户关联的用户许可证(许可证确定每个用户可以使用哪些配置文件)。
  5. 选择个人资料。
  6. 选择Generate passwords and notify user via email,以通过电子邮件向每个新用户发送登录名和临时密码。
  7. 单击保存。

现在您已经学习了如何将用户添加到Salesforce组织。在下一个单元中,我们将教您如何通过配置用户可以访问的内容来保护数据安全。

随时随地进行用户管理

访问用户管理和安装程序不仅限于桌面。如果您不在办公桌前并且需要执行管理职责,则可以使用SalesforceA移动应用程序随时随地进行安装。

您可以执行基本的管理任务,例如重置密码,冻结用户以及从移动设备查看当前系统状态。

您可以获得适用于iOS和Android移动设备的SalesforceA。从App Store™或Google Play™下载SalesforceA。

登录Salesforce移动应用程序

登录Salesforce Mobile App非常简单。您只需要几个关键成分即可成功登录移动应用程序。

  • Username
  • Super secret password
  • Correct instance

最后一项很重要。该实例可能与生产,沙箱或自定义域不同。默认情况下,Salesforce Mobile App连接到生产环境。您可以连接到沙箱环境以进行测试,或者为组织配置自定义域。准备好所有配料后,您就可以登录了。

Login Screen
  1. 打开Salesforce移动应用程序。
  2. 点按 Sign In.
    • 要登录沙箱或自定义域,iOS用户点击“设置”图标以选择正确的环境。 Android用户点按“溢出”图标以选择正确的环境。
  3. 输入用户名和密码。
  4. 点按 Log In.

监控信任状态

登录到SalesforceA后,您会看到“概述”页面,其中显示了最近的系统状态和最近查看过的用户。

Overview Screen

“最近的系统状态”部分显示来自trust.salesforce.com的有关您的实例在过去24小时内的系统性能的信息。 Trust.salesforce.com是Salesforce的网站,旨在提供有关服务可用性,性能,安全性,隐私和合规性的透明度。信任状态为您提供了一种快速简便的方法,可以查看您的组织绩效是否受到影响,以便您可以让用户知道任何更改。

从任何地方冻结用户

流行测验:你远离办公桌上的咖啡,你收到一封电子邮件,说用户的Salesforce客户可能已被盗用。你是做什么?

好吧,因为您安装了SalesforceA,您可以平静地啜饮拿铁咖啡,并通过移动设备处理业务。

转到受感染用户的个人资料页面,然后点按并选择 Freeze.

Freeze User

现在,用户的被入侵客户被冻结以防止任何麻烦,您可以回到享受当之无愧的咖啡休息时间。

您已经看到了通过SalesforceA随时随地使用安装程序可以执行的操作。您可以监控组织的信任状态或冻结客户遭到入侵的用户。当您从拿铁咖啡休息时间回到办公桌后,我们将深入了解桌面上的安装程序可以为您做些什么。

与Salesforce管理员合作

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 描述Salesforce管理员的角色。
  • 自行解决常见问题。
  • 从成为超级用户的道路开始。

什么是Salesforce管理员?

Salesforce大师。超级英雄。管理员非凡。使用Salesforce制作rad的人。标题可能是Salesforce Admin,但对于我们生态系统中的众多管理员来说,他们所做的远不止是管理Salesforce。他们是您公司值得信赖的Salesforce顾问。

那他们怎么做呢?以下是许多管理员所做的事情的几个例子:

  • 建议自定义Salesforce以支持您的工作方式的最佳方法
  • 设计自动化流程,帮助您更快,更智能地工作
  • 帮助您的公司了解并采用新功能
  • 与用户合作收集反馈并进行改进
  • 设计和提供培训计划

管理员还使用仅供系统管理员使用的一组特殊权限来管理Salesforce。他们可以定制和配置您的组织,以满足您公司的需求。

根据业务规模和Salesforce实施的复杂程度,公司管理Salesforce组织的方式可能会有所不同。您可能拥有一个支持Salesforce的团队,或者您可能拥有一个独立管理员,而且该人甚至可能不仅仅负责管理Salesforce。

在本单元中,我们将介绍与您的管理员合作的最佳方式。

与您的管理员合作

现在你知道你的团队中有一个Salesforce大师,你可能已经开始列出你所有的请求了。

从您的管理员请求工作时,请使用他们为请求设置的渠道。他们可能已在Salesforce中创建了一个自定义表单供您填写,或者他们可能更愿意您在Chatter中发布。询问您的管理员他们希望如何接收传入的请求。这将使您更容易一起工作。

您应该使用的频道可能还取决于请求的类型。请求通常分为以下类别。

  • Bugs
  • Questions
  • Feature requests

请注意列出的顺序。这通常是应该处理这些请求的优先级顺序。每种类型的请求都需要不同的处理,有些可能根本不需要您的管理员。我们来谈谈每一个。

Reporting a Bug

如果您遇到了您认为错误的内容,请在报告问题之前先尝试以下步骤:

  1. 刷新屏幕。
  2. 退出并重新登录。

有时解决问题就是这么简单!

但如果这不能解决问题,那么您应该通过管理员请求的频道报告错误。一定要包括:

重现步骤发生错误时你正在做的事情的编号步骤。
结果什么是bug?
预期结果你通常期望看到什么?
可用的解决方法有办法解决这个问题吗?
严重这个问题有多紧急?
碰撞这会影响你或其他人吗?

一旦您报告了该错误,您的管理员将与您一起处理时间问题。此外,您可能需要与管理员一起进行故障排除。为此,能够准确地看到您所看到的内容可能是一个有用的故障排除步骤。 Salesforce具有允许您的管理员以您的身份登录的功能。我们接下来再说吧。

授予登录权限

向您的管理员报告问题时,允许您的管理员使用您的用户名登录是有帮助的,这样他们就可以准确地看到您所看到的内容。这是如何做到这一点。

  1. 点击右上角的照片,然后选择 Settings.
  2. 在左侧边栏中,单击 Grant Account Login Access and set the duration.

问问题

Salesforce中的协作是搜索信息和提出问题的一种不可思议的方式。黄金法则是首先搜索,然后发布。您在Salesforce中进行协作的人数越多,使用Salesforce的时间越长,您的问题就越有可能被提出并被回答。

需要另一个理由在Salesforce中提出您的问题吗?虽然您可能只有一个管理员,但您的整个公司都在Salesforce上。因此,您不必等待管理员回复,而是获得众包问题的好处。您的问题可以得到同事,超级用户(更多关于超级用户),高管或全部三个人的回答!

功能请求

一旦您开始使用Salesforce并了解可能的情况,您可能会对如何改善用户体验,自动化等方面有所了解。您应该通过他们为功能请求概述的频道向管理员传达这些功能请求。

需要注意的一件重要事情是,功能请求的优先级通常低于错误修复。您的公司还可能拥有Salesforce指导委员会,其中所有功能请求都会针对您的Salesforce路线图进行审核并确定其优先级。

有兴趣影响路线图?那么可能是时候考虑升级到超级用户状态了。

超级用户的重要性

超级用户是了解Salesforce愿景和价值的员工。他们热衷于帮助他们的同事在Salesforce工作,他们喜欢分享有关哪些有效,哪些无效的反馈。他们甚至可能喜欢卷起袖子和训练用户。

这听起来像你?如果确实如此,那么您可能是时候成为超级用户了。如果您的公司还没有正式的超级用户程序,请与您的管理员讨论如何启动!

Dreamforce map

超级用户经常分享反馈,参加指导委员会会议,并权衡Salesforce路线图。他们还在Salesforce中解决问题并帮助其他用户。

Dreamforce map

既然我们正在讨论问题,那么现在让我们回顾一些常见问题。

常见问题

在Salesforce中发布问题之前,请查看这些热门问题,下面代表各地的管理员回答。

How do I reset my password?

找忘记密码?登录页面上的login.salesforce.com链接。您需要输入用户名,如果您设置了安全问题,请提供答案。然后,您将收到一封电子邮件,其中包含重置密码和登录Salesforce的链接。

Forget password

如果您的管理员已启用单点登录,则可能有不同的重置密码的过程。有关详细信息,请咨询管理员。

我在哪里可以找到导航栏中没有看到的内容?

Navigation bar

水平导航栏始终位于Lightning Experience的顶部,因此您可以访问对象,如客户和潜在客户。以下是呼叫中心应用程序导航栏的示例。

App Launcher Icon

如果您要查找导航栏中未显示的对象或功能,只需单击导航栏左侧的应用启动器图标即可打开应用启动器。

App Launcher
App Launcher search box

如果您没有看到,请使用搜索框。例如,假设您正在寻找名为Service的项目。在搜索框中输入服务,即可在您输入时查看与您的搜索匹配的项目和应用。

如何更改我的个人信息?

单击右上角的照片,然后选择“设置”。在此“个人信息”页面中,您可以更新您的姓名,地址和工作信息。

Change profile settings

我在哪里可以获得帮助?

根据您的需要,您可以选择。

在这一刻寻求帮助?请看右上方的问号图标。

Help icon

单击该问号,根据您在Salesforce中的位置,您将获得上下文帮助。例如,如果您正在寻找机会,并且点击问号,则会看到一系列视频和内容,以帮助您。

Help and Training
  1. 在上下文中获得帮助。
  2. 获得更多帮助,培训和知识文章。
  3. 获得支持方面的帮助。
  4. 使用Salesforce提供有关您体验的反馈。

寻找最佳实践?通过success.salesforce.com加入我们的Trailblazer社区的数百万其他客户。您可以与客户,合作伙伴和专家在线协作。这是了解其他客户如何使用Salesforce的绝佳方式,而且完全免费。

寻找联系?来参加Salesforce活动。加入您当地的用户组,在那里您将与使用Salesforce的其他客户面对面交流。来我们的年度用户大会Dreamforce,您将获得培训,最佳实践,灵感等。如果您无法进入Dreamforce,请观看我们的活动日历,了解可能即将到来的本地活动。

再次,欢迎使用Salesforce

我们很高兴您能成为我们社区的一员。欢迎登机!

开始使用Salesforce

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 登录Salesforce。
  • 浏览用户体验。
  • 解释Lightning Experience和Salesforce Classic之间的区别。
  • 访问Salesforce中提供的许多重要功能。

欢迎来到闪电体验! Lightning Experience是一种现代化,高效的用户体验,旨在帮助您做得更多,更高效。

随着Lightning Experience的推出,我们专注于您的销售代表,通过重新设想的桌面体验来支持您的销售流程。结果是一个更高效的界面,旨在支持销售代表每天的工作方式。

虽然我们已经开始销售,但Lightning Experience不会就此结束。这真的只是一个开始! Lightning Experience将改变Salesforce CRM并扩展到服务,应用程序,平台等。无论您在哪个部门,我们都了解人们的工作方式正在发生变化。

Dreamforce map

当我们谈论Lightning Experience时,我们谈论的是Salesforce中针对销售使用而优化的页面。我们正在谈论每次登录Salesforce时都能帮助您专注于正确交易和正确活动的新功能。我们正在讨论灵活的交互式工具,您可以使用它们实时查看数据并在飞行中处理交易。

想知道更多?让我们首先让您登录。

登录Salesforce

您的登录方式将取决于您的Salesforce管理员如何设置您的组织。例如,您可以转到自定义URL进行登录,您将在其中输入凭据,然后将其定向到Salesforce组织。请咨询您的Salesforce管理员,了解您公司的登录流程。

对于通过标准流程登录的客户,登录步骤如下:

  1. Salesforce Admin将您设置为Salesforce组织中的用户。
  2. 您将收到一封电子邮件,其中包含登录和设置密码的链接。
  3. 单击链接,设置密码和安全问题,然后单击“Save”。然后,您将被重定向到Salesforce组织。

在后续访问中,登录步骤如下:

  1. 转到 login.salesforce.com.
  2. 输入您的用户名和密码,然后单击 Log in to Salesforce.

登录Salesforce后,您将被定向到Home。我们先谈谈这个问题。

Home

当您登录Salesforce时,Home是您登陆的第一个地方。这是一个现代化的智能主页,其中包含许多工具,可帮助您快速开始新的一天。在Home,您可以监控您的目标绩效并获得关键客户的见解。您还可以访问助手,要做的事情列表和地点。您的Salesforce管理员可以创建针对不同配置文件显示的自定义主页,因此您可能会在主页上看到不同的功能。

  • 使用“助手”确定您今天需要做什么
  • 使用性能图表来监控您压碎号码的接近程度
  • 通过新闻快速获取见解
  • 将您的销售活动集中在您的热门优惠上
Home page in Lightning Experience labeled
  1. Performance Chart: 监控并更新您的绩效以达到目标。
  2. Assistant: 通过查看需要您注意的线索和机会,保持正轨。
  3. News: 一目了然地了解您的重要客户。
  4. Upcoming events:今天查看您日历上的下五个会议。
  5. Today’s tasks: 查看今天到期的五项任务。
  6. Recent records: 访问最近查看记录的链接。
  7. Top deals: 在方便的列表中查看您的最佳开放机会。

机会工作区

如果您还记得我们在上一个单元中审核过的定义,那么机会就是有资格购买的潜在客户。无论您是来自Home,导航菜单,搜索还是Salesforce中的相关记录,一旦您点击机会,您就需要一个功能强大的工作区,您可以快速完成工作并将精力集中在销售上。

进入机会工作区。在这里,您的销售流程占据了中心位置,为销售流程中的每个阶段提供了定制的辅导脚本,一目了然的洞察力和活动时间表,以及以更少的点击次数快速创建记录的能力。

Dreamforce map
  1. Highlights Panel: 查看记录顶部的重要信息。
  2. Path:访问销售流程中每个阶段的自定义指南。
  3. Composer: 快速记录呼叫,创建任务或发送电子邮件。
  4. Activity Timeline: 查看按您的后续步骤和过去的活动分组的电子邮件,任务和事件。
  5. Quick View: 将鼠标悬停在任何链接的记录上以查看详细信息,而无需离开页面。

客户和联系人

请记住,转换潜在客户时,还会在Salesforce中创建客户和联系人。客户是与您有业务往来的公司,联系人是指在该客户上工作的人。就像机会一样,无论何时钻入客户或联系人,您都需要快速找到所需内容。但与机会不同,您不太可能需要进行更新。相反,我们优化了这些页面的布局以便快速参考,让您可以一目了然地查找信息并收集洞察力。

  • 通过集成的Twitter和新闻获取有关您客户的最新消息
  • 通过字段级重复匹配更智能地工作并保持数据清洁
  • 使用专为快速参考而设计的布局有效地定位重要数据
  • 一目了然地回顾过去和即将开展的活动
Dreamforce map
  1. Highlights Panel: 查看记录顶部的重要信息。
  2. News and Twitter Integration: 随时了解影响客户并通过社交媒体保持联系的最新消息。
  3. Optimized template: 轻松参考相关记录和一目了然的信息。
  4. Activity Timeline: 查看按您的后续步骤和过去的活动分组的电子邮件,任务和事件。

列表视图

列表视图可让您查看对您很重要的记录。使用过滤器,您可以在Salesforce中创建客户,联系人,商机或其他记录的自定义列表。例如,创建您拥有的机会的列表视图,并添加金额过滤器,以帮助您找到管道中的最大交易。

列表视图不仅仅是文本列。使用列表视图图表提高工作效率,使用方便的图表以图形方式显示数据。而这一切都是在没有管理员帮助的情况下即时创建的。

  • 使用列表视图图表在几秒钟内可视化数据
  • 通过动态创建过滤器,快速切片数据
  • 使用预先键入搜索快速查找收藏列表视图
List views header and buttons
  1. List Views—在可自定义列表中查看数据,按任何列排序,并深入查看任何记录以获取详细视图。
  2. List View Controls—创建或编辑自定义列表视图。
  3. Kanban View—切换到看板可视化工具。
  4. List View Charts—按需创建数据的快速可视化。
  5. Filters—动态添加过滤器以根据需要切片数据。

看板视图

看板视图将一组记录组织到列中,以便一目了然地跟踪您的工作。要更新记录的状态,请将其拖到其他列中。您可以通过选择列和摘要所基于的字段来配置电路板。并获得有关飞行中关键机会的个性化警报。

  • 在每个阶段或状态可视化您的工作
  • 使用拖放功能在列之间移动记录
  • 动态配置列和摘要字段
  • 编辑或删除记录以使其保持最新
  • 快速创建过滤器,根据需要切割数据
  • 对于机会,获取警报以在需要对关键交易采取行动时通知您
The Kanban view of opportunities
  1. 看板视图中的记录基于选定的列表视图。
  2. 在列表视图网格视图和看板视图之间轻松切换。
  3. 过滤您的记录以查看记录的特定子集。
  4. 选择要查看的记录类型。
  5. 根据分组字段创建列。
  6. 通过拖动卡片快速将记录移动到不同的列。
  7. 对于机会,警报告诉如何使交易保持正常,例如,创建任务或事件。

报告和仪表板

与列表视图类似,报告是符合您定义的条件的记录列表。但与列表视图不同,通过报告,您可以应用更复杂的过滤逻辑,汇总和分组数据,执行计算,并使用仪表板创建更复杂的数据可视化。

您喜欢的一个功能是能够动态创建自己的过滤器。管理员创建的仪表板以灵活的布局突出显示所需的数据,并使用跨栏,以便您可以在单个仪表板上查看更多不同大小的仪表板组件(图表)。

  • 即时创建过滤器以生成报告
  • 使用灵活的布局和跨越列,制作视觉上令人敬畏的仪表板
  • 通过Feed与他人协作
Dreamforce map
  1. Report Charts: 根据需要快速创建数据可视化。
  2. Filters: 动态添加过滤器以根据需要切片数据。
  3. Feeds: 协作处理报告数据。
  4. Simple Layout: 添加要查看的列,并根据需要对其进行排序。

搜索记录

利用Salesforce中的所有有用数据,搜索是在您需要时找到所需内容的最快捷方式。在Lightning Experience中,您可以从每个页面的顶部进行搜索。

此视频将指导您在Lightning Experience中搜索并浏览搜索结果。

如果您找不到要搜索的内容该怎么办

  • 检查拼写并验证您是否输入了完整的搜索字词。
  • 检查对象或字段是否可搜索。
  • 确保您可以访问记录。搜索仅返回您有权查看的结果。
  • 如果您最近创建或更新了记录,请等待几分钟以使记录可搜索。如果您在15分钟后找不到您的记录,请与您的管理员联系。

其他Rad Stuff

查看这些附加功能。

  • 使用节省空间的可折叠左侧导航菜单轻松浏览页面。
  • 使用笔记工具轻松记笔记,其中包括自动保存,富文本功能以及将笔记与多个记录相关联的功能。
  • 在用户客户之间或在配置文件菜单中的orgs之间切换。

那么……你提到闪电经验是新的吗?

冬季16发布的Lightning体验是新的,用户体验仍然可用。为了清楚起见,让我们为这个用户体验命名:Salesforce Classic。

从表面上看,Salesforce Classic和Lightning Experience看起来有点相似,但正如我们稍后会看到的,外观可能是欺骗性的。

右上方的图标表示您处于Lightning Experience中右上方的“应用程序菜单”表示您使用的是Salesforce Classic


Salesforce Classic中不提供某些Lightning Experience增强功能,Lightning Experience尚不支持Salesforce Classic中提供的某些功能。因此,您可以在Lightning Experience和Salesforce Classic之间切换以访问支持的功能。

如果你在Salesforce中看到一个名为Switcher的东西,你可能会自己发现这个,所以让我们花一点时间来解释它是如何工作的。

认识切换器

使用Switcher在Lightning Experience和Salesforce Classic之间移动。 Switcher非常聪明,正如您将要看到的那样。无论何时切换到Lightning Experience或Salesforce Classic,它都会记住该用户体验作为新的默认首选项。

那么你怎么去切换器?只需点击右上角的照片即可。然后,您会看到切换到Salesforce Classic的选项。

Switch to Salesforce Classic

如果单击它,请记住您将默认首选项更改为Salesforce Classic。

当您准备好回到Lightning Experience时,请在右上角选择您的名字,然后单击切换到 Switch to Lightning Experience.

Switch to Lightning Experience

不要忘记您正在将默认首选项更改回Lightning Experience。欢迎回来!

了解其工作原理是您向Salesforce管理员询问的一个问题。说到您的管理员,在下一个单元中,我们将分享与管理员合作的最佳实践,以充分利用Salesforce。

欢迎来到Salesforce

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 了解Salesforce新手的最佳实践。
  • 解释Salesforce是什么以及为什么要使用它。
  • 描述Salesforce对象如何相关以及何时使用每个对象。

介绍

你是Salesforce的新手吗?不确定它究竟是什么,或者如何使用它?不知道你应该从哪里开始你的学习之旅?如果你对这些问题的回答都是肯定的,那么你就是在正确的地方。这个模块适合你。

欢迎来到Salesforce! Salesforce是改变游戏规则的技术,具有一系列提高生产力的功能,可帮助您更智能,更快地进行销售。当您为此模块的徽章工作时,我们将引导您完成这些功能并回答“什么是Salesforce,无论如何?”

那么让我们从那里开始。

什么是Salesforce?

Salesforce是您的客户成功平台,旨在帮助您销售,服务,营销,分析和与客户建立联系。

Salesforce拥有您在任何地方运营业务所需的一切。使用标准产品和功能,您可以管理与潜在客户和客户的关系,协作并与员工和合作伙伴互动,并将数据安全地存储在云中。

那究竟是什么意思呢?好吧,在Salesforce之前,您的联系人,电子邮件,后续任务和预期交易可能是这样组织的:

Dreamforce map

如果您的数据存储在电子表格中,隐藏在电子邮件或短信中,或固定在公告板上,则很难全面了解您的潜在客户。您当然无法随时随地访问数据,您的经理或管理人员也无法看到您在飞行中的交易进度,至少在没有要求您进行状态更新的情况下也是如此。

Salesforce获取所有重要数据并将其组织到一个简单的用户界面中。这是一个适合您的地方:

  • 管理所有联系人
  • 与潜在客户合作
  • 组织任务和待办事项
  • 专注于正确的交易
  • 与您的团队协作
  • 展示你的大胜利
  • 关闭更多业务

简而言之,Salesforce是您完成工作的一个地方。而且由于它存储在我们的安全云中,您可以随时随地访问您的数据,无论您是在桌面还是移动设备上。

Dreamforce map

当Salesforce中的所有内容都出现时,您无需担心桌面上留下的笔记或存储在硬盘上的文件。只需登录即可找到所需的一切。

此外,您不再需要担心更新您的经理,了解您的最高优惠价格。相反,您的经理可以登录Salesforce并实时查看最新数据。

这种可见性是Salesforce的主要优势之一。但请放心,有强大的安全和共享功能可以保护敏感数据并确保合适的人员能够看到正确的数据。

谁看见了什么?

Access确定您打开Salesforce中存储的数据并与之交互的能力。您可以创建,查看,编辑和删除的数据由管理员维护的设置决定(我们将在下一个单元中详细介绍您的管理员)。访问可以是简单的,也可以是多层的,具体取决于公司需求的复杂程度。您需要了解的重要事项是,Salesforce可以选择谁可以查看和编辑数据,管理员可以帮助您设置和维护数据。

启用正确的安全性后,您的整个公司都可以使用Salesforce,其中一个最佳理由就是利用协作的力量。

使用Salesforce进行协作

除了管理销售流程的技术外,Salesforce还包括一个协作平台。您可以创建群组,关注人员和主题,提出问题,发布非正式民意调查,共享文件和链接,以及提及您想要与之联系的同事。

Dreamforce map

您还可以提出问题并获得答案,来自整个公司的众包专业知识。您可以找到可以帮助您克服异议的专家。您可以搜索竞争信息,以帮助您完成谈判阶段。在您完成关闭步骤时,您可以从领导者和团队成员那里获得帮助。

Dreamforce map

但也许关于在Salesforce中进行协作的最好的部分是它存储起来供将来参考。 Salesforce中的协作可以访问和搜索,而不是将重要问题的关键见解和答案存放在个人电子邮件收件箱或走廊对话中。通过这种方式,您在Salesforce中的协作可以成为您的企业内存,允许您捕获和共享随时间构建的相关内容,价值越高,整个公司的参与度就越高。

而且因为它位于Salesforce中,所以这种协作可以在上下文中发生,就个人交易,任务,支持问题等而言。这是与CRM结合的协作力量。接下来我们来谈谈,从定义CRM是什么开始。

什么是CRM?

CRM代表客户关系管理。借助此技术,您可以管理与客户和潜在客户的关系,并跟踪与您的所有互动相关的数据。它还可以帮助团队在内部和外部进行协作,从社交媒体收集见解,跟踪重要指标,并通过电子邮件,电话,社交和其他渠道进行沟通。

在Salesforce中,所有这些信息都安全地存储在云中。让我们使用您可能熟悉的示例 – 电子表格,仔细研究它的工作原理。

Salesforce如何组织您的数据

Salesforce将您的数据组织到对象和记录中。您可以将对象视为电子表格中的选项卡,以及类似单行数据的记录。

Image compares the rows and tabs in a spreadsheet to Salesforce tabs and records.

在Salesforce中,可以通过导航菜单访问对象。选择任何记录以钻取到Salesforce中的特定客户,联系人,商机或任何其他记录。

那么对象和记录到底是什么?让我们花一点时间来定义这些内容,以及在继续Salesforce冒险时您需要了解的一些其他术语。

名称我们的意思是不是这个
Record您在数据库中跟踪的项目;如果您的数据类似于电子表格,那么记录就是电子表格中的一行这个圆形的东西,播放音乐#vinyl
Field存储值的位置,如名称或地址;使用我们的电子表格示例,字段将是电子表格中的一列有花和草和跳跃的兔宝宝的一个绿色草甸
Object数据库中的表;在该电子表格示例中,对象是电子表格中的选项卡在天空中不明的东西,里面有绿色的生物
Org“组织”的缩写,是您所有数据,配置和自定义所在的地方。您登录以访问它。您可能还会听到这个名为“您的Salesforce实例”器官的缩写,意思是你的心脏,肝脏,肾脏,或者可能是一种大型乐器
App用于支持业务流程的一组字段,对象,权限和功能你下载到手机上的东西

那么,这是对象,记录等等,现在您可以使用我们的电子表格示例深入了解如何在Salesforce中组织数据。但与实际电子表格不同,您的Salesforce数据存储在我们可信赖的安全云中,并且具有易于使用的界面,您可以从桌面和移动设备访问这些界面。因此它类似于电子表格,但在Salesforce中,您的数据都会被跟踪,共享并连接到应用程序。 Salesforce附带了一组已经设置好并可以使用的标准对象。

Salesforce标准对象

以下是您将与Salesforce一起使用的一些核心标准对象,以及每种对象如何使用的说明。

Accounts账户是您与之合作的公司。您还可以使用称为个人账户的个人与个人(如独立承包商)开展业务。
Contacts联系人是在客户中工作的人员。
Leads潜在客户是潜在的前景。您尚未确定他们已准备好购买或他们需要什么产品。您不必使用潜在客户,但如果您有团队销售,或者您对潜在客户和合格买家有不同的销售流程,它们会很有帮助。
Opportunities机会是您转换的合格潜在客户。转换潜在客户时,您将创建一个客户和联系人以及商机。

Salesforce CRM允许您以复杂的方式管理和访问您的数据,这是您使用简单的电子表格永远无法做到的。您的记录可以链接在一起以显示数据的相关性,因此您可以看到整个图片。

你是一个视觉学习者吗?看看它是如何组合在一起的。

Dreamforce map

现在您了解Salesforce的基础知识和对象模型。但是,您如何与潜在客户,机会,联系人和客户进行实际合作?您需要一个高效的用户界面来帮助您更快,更智能地销售。在下一个单元中,我们将带您了解Salesforce用户体验。