Salesforce 数据管理(导出)

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 描述并比较两种从Salesforce导出数据的方法。
  • 使用“数据导出向导”手动导出数据。
  • 设置每周或每月计划的数据自动导出。

数据导出简介

您可以从Salesforce轻松导出数据,无论是手动还是自动计划。数据作为一组逗号分隔值(CSV)文件导出。这提供了一个方便的方式来导出您的数据,无论是备份或导入到不同的系统。

Salesforce提供了两种导出数据的主要方法。

  • Data Export Wizard—这是一个浏览器向导,可通过“设置”菜单进行访问。它允许您手动每6天(每周出口)或28天(每月出口)手动导出数据。您也可以每周或每月间隔自动导出数据。

  • Data Loader—这是一个客户端应用程序,您必须单独安装。它可以通过用户界面或命令行进行操作。如果要自动执行导出过程,或者使用API​​与其他系统集成,后一个选项非常有用。

使用数据导出向导

Get Cloudy是一家专注于CRM实施的高科技咨询公司。 Get Cloudy的财务分析师Charnice Jones-Bauer知道,数据丢失会对企业产生严重的财务影响,因此她在Salesforce管理员Chinua Toure的员工咖啡馆里开了一个会议,讨论备份问题。 Chinua解释说,他使用“数据导出向导”自动执行每周备份。

Charnice and Chinua talk about data backups

按照以下步骤使用向导导出数据。

  1. 从“设置”中,在“快速查找”框中输入数据导出,然后选择 Data Export 和 Export Now 或 Schedule Export.
    • Export Now 选项会立即准备您的文件以便导出。只有在您上次导出后已经过了足够的时间后,此选项才可用。
    • Schedule Export 选项允许您安排每周或每月间隔的导出过程。
  2. 为导出文件选择所需的编码。
  3. 如果您需要包含在数据中的图像,文档,附件等,请选择适当的选项。
  4. 选择用空格替换回车符在导出文件中有空格而不是回车符或换行符。如果您计划使用您的导出文件进行导入或其他集成,这很有用。
  5. 如果您计划导出,请选择频率(仅适用于每月导出的组织),开始和结束日期以及计划导出的时间。
  6. 在导出的数据下,选择要包括在导出中的数据类型。如果您不熟悉某些数据类型使用的术语,我们建议您选择 Include all data
  7. 点击 Start Export 或 Save.

    Salesforce创建CSV文件的zip存档,并在准备就绪时通过电子邮件发送。出口将尽快完成,但我们无法保证出口完成的日期和时间。大的出口被分解成多个文件。按照电子邮件中的链接或单击“数据导出”下载压缩文件。邮件发送后48小时内删除Zip文件。

Salesforce 数据管理(导入)

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 描述并比较将数据导入Salesforce的不同选项。
  • 列出使用数据导入向导准备和导入样本.csv文件中的数据所涉及的步骤。

数据导入简介

您可以轻松地将外部数据导入到Salesforce中。支持的数据源包括可以以逗号分隔的文本格式(.csv)保存数据的任何程序。

Salesforce提供了两种导入数据的主要方法。

  • 数据导入向导—通过“设置”菜单访问此工具,可以导入常用标准对象(如联系人,导联,客户以及自定义对象中的数据)中的数据。它一次最多可以输入50,000个记录。它提供了一个简单的界面来指定配置参数,数据源以及将导入文件中的字段名称与Salesforce中的字段名称进行映射的字段映射。

  • Data Loader—这是一个客户端应用程序,可以从文件或数据库连接一次导入任意数据类型的500万条记录。它可以通过用户界面或命令行进行操作。在后一种情况下,您需要通过配置文件指定数据源,字段映射和其他参数。这使得使用API​​调用自动执行导入过程成为可能。

注意

使用这两种方法,您可以导入的记录数取决于您的权限,要导入的数据类型以及组织的总体数据存储限制。您可以导入的对象类型取决于您的版本。

使用数据导入向导时:

  • 您需要加载少于50,000条记录。
  • 向导支持您需要导入的对象。
  • 您不需要导入过程自动化。

使用Data Loader 时:

  • 你需要加载5万到500万条记录。如果您需要加载超过500万条记录,我们建议您与Salesforce合作伙伴合作,或访问AppExchange以获取合适的合作伙伴产品。
  • 您需要加载到“数据导入向导”不支持的对象中。
  • 您想要安排常规数据加载,例如夜间导入。

注意

Data Loader使用SOAP API来处理记录。为了加快处理速度,您可以将其配置为使用批量API。批量API已经过优化,可同时加载大量记录。由于并行处理和更少的网络往返,它比SOAP API更快。

准备数据导入

Cloud Kicks生产定制运动鞋,为客户设计和个性化。销售巨星Candace和Jose总是渴望得到新鲜空气和运动,因此他们安排了与该公司Salesforce管理员Linda的步行会议。他们希望Linda的帮助将他们的CRM数据带入Salesforce。由于他们的记录少于50,000条,因此Linda决定使用“数据导入向导”。当她走路回到办公桌前时,她准备导入数据。

 Jose and Candace talk to Linda about importing their data

开始导入任何数据之前,请按照下列步骤。

  1. 使用您现有的软件来创建一个导出文件。
  2. 清理导入文件的准确性和一致性。这包括更新数据以删除重复项,删除不必要的信息,更正拼写和其他错误,并强制执行命名约定。
  3. 将您的数据字段与您可以导入的Salesforce字段进行比较,并验证您的数据将被映射到适当的Salesforce字段中。在开始导入之前,您可能需要微调映射。有关详细信息,请参阅联机帮助中的“数据源的字段映射”。
  4. 进行Salesforce中所需的任何配置更改以处理导入的数据。例如,您可能需要创建新的自定义字段,将新值添加到选项列表或暂时停用工作流程规则。

注意

Salesforce建议您首先使用小型测试文件导入,以确保您已准确地准备好源数据。

查看此视频以获取有关清理导入文件的更多信息。

使用数据导入向导

创建导出文件并清理导入数据后,请按照以下步骤使用“数据导入向导”导入数据。
  1. 启动向导。
    1. 从安装程序中,在快速查找框中输入数据导入向导,然后选择 Data Import Wizard.
    2. 查看欢迎页面上提供的信息,然后单击 Launch Wizard!
  2. 选择您想要导入的数据。
    1. 要导入客户,联系人,潜在顾客,解决方案,个人客户或活动成员,请单击“标准对象”。要导入自定义对象,请单击自定义对象。
    2. 指定是否要向Salesforce添加新记录,更新现有记录或同时添加和更新记录。
    3. 根据需要指定匹配和其他标准。将鼠标悬停在问号上以获取有关每个选项的更多信息。
    4. 指定包含您的数据的文件。
      您可以通过将CSV拖到页面的上传区域,或单击您正在使用的CSV类别,然后导航到并选择文件来指定数据文件。
    5. 为您的文件选择一种字符编码方法。大多数用户可以接受默认的字符编码。
    6. 点击 Next.
      Data Import Wizard
  3. 将您的数据字段映射到Salesforce数据字段。

    数据导入向导尝试将尽可能多的数据字段映射到标准Salesforce数据字段。如果Salesforce无法自动映射字段,则可以手动执行。未映射的字段不会导入到Salesforce中。

    要查看标准Salesforce数据字段的列表,请从页面顶部的“设置”中单击“对象管理器”。点击您感兴趣的字段对象,然后点击字段和关系。例如,如果要查看潜在客户的标准Salesforce字段的列表,请单击 Object Manager | Lead | Fields & Relationships.

    1. 扫描映射数据字段的列表并找到任何未映射的字段。
    2. 点击每个未映射字段左侧的地图。
    3. 在“映射您的字段”对话框中,选择要映射到的Salesforce字段,然后单击 Map.

      注意

      “映射您的字段”对话框还提供了在客户和联系人的一般说明字段中保存来自未映射字段的数据的选项。为此,请从“地图”下拉列表中选择“客户注释”或“联系人备注”,然后单击 Map.

    4. 要更改Salesforce自动执行的映射,请单击相应字段左侧的更改,然后选择要映射到的Salesforce字段,然后单击 Map.
    5. 点击 Next.
  4. 查看并开始导入。
    1. 在“审阅”页面上查看您的导入信息。如果您仍然有要导入的未映射的字段,请单击上一步以返回到上一页并指定您的映射。
    2. 点击 Start Import.
  5. 检查导入状态。

    从“设置”中,在“快速查找”框中输入“Bulk Data Load Jobs”,然后选择 Bulk Data Load Jobs.

    提示

    开始数据导入的用户在导入完成时收到状态电子邮件。

告诉我更多…

这些信息可以帮助您将导入的数据集成到Salesforce中。
  • New Values for Picklists and Multi-Select Picklists—如果您导入与现有选取列表值不匹配的选取列表值:
    • 对于不受限制的选取列表,“数据导入向导”使用导入文件中的值。
    • 对于受限选项列表,“数据导入向导”使用选取列表的默认值。
  • Multi-Select Picklists— 要将多个值导入到多选选取列表中,请在导入文件中用分号分隔值。
  • Checkboxes— 要将数据导入复选框字段,请将1用于选中的值,将0用于未选中的值。
  • Default Values—对于选取列表,多选择选取列表和复选框字段(如果未在导入向导中映射字段),字段的缺省值(如果有)会自动插入到新记录或更新的记录中。
  • Date/Time Fields—确保您导入的任何日期/时间字段的格式与Salesforce中按照语言环境设置的显示方式相匹配。
  • Formula Fields— 公式字段不能接受导入的数据,因为它们是只读的。
  • Field Validation Rules—Salesforce在导入之前在记录上运行验证规则。无法验证的记录不会被导入。运行导入前,请考虑取消激活适当的验证规则,以防影响您正在导入的记录。