Salesforce Lighting(面向销售9)解决重复数据

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 解释匹配规则和重复规则之间的区别。
  • 确定标准匹配规则的特征。
  • 发现自定义匹配规则的选项。
  • 创建匹配的规则。

规则深潜

匹配规则和重复规则一起工作,以确保您的销售团队处理没有重复的数据。在您的代表保存新的和更新的记录之前,匹配的规则和重复的规则会提供潜在重复的警告。您在安装程序中管理匹配规则和重复规则。

Manage matching rules and duplicate rules in Setup

但匹配规则和重复规则有什么区别?

匹配规则
我们来看看如何在Salesforce中匹配规则。

我们制定了我们的标准匹配规则,以便为业务客户,联系人,潜在客户和个人客户返回最佳匹配候选集。以下是我们为联系人和潜在客户记录所包含的一些匹配标准的示例。

联系潜在客户字段 匹配算法 特殊处理
名字
  • 精确
  • 声母
  • Jaro-Winkler距离
  • Metaphone 3
  • 名称变体
如果记录包含“名字”和“姓氏”字段的值,则将这些值转换为考虑可能的数据输入错误。 第一个名字是路易斯,姓氏是安东尼奥。
匹配规则评估的名字为安东尼奥,姓氏为路易斯。
职称
  • 缩写
  • 精确
  • Kullback-Liebler距离
考虑首字母缩略词和完整的标题。 职称是VP。
匹配规则考虑 VP和 Vice President.
邮件街道
  • 编辑距离
  • 精确
地址被分成几部分,并与这些部分进行比较。每个部分都有自己的匹配方法和匹配分数。
该部分的分数是加权的,以确定该字段的一个分数。这个过程对北美数据效果最好。

  • 街道名称(编辑距离,场地比赛得分的50%)
  • 街道号码(确切的,场地比赛得分的20%)
  • 街道后缀(确切的,场地比赛得分的15%)
  • 套房号码(确切的,场地比赛得分的15%)
重复管理比较这两个地址。

  • 市场街123号,Ste 100
  • 市场路123号,Ste 300

只有街道号码和街道名称相符。这个字段的比赛得分为80分,这个比较是不匹配的。

我们还为您提供其他方式来识别重复。例如,您的某些联系人包含带有国家代码的电话号码。所以你创建一个自定义的匹配规则来包含电话号码的模糊匹配。 Salesforce会将具有匹配电话号码的联系人标记为重复项,即使其中一个包含国家/地区代码,另一个不包含国家代码。

重复的规则
现在让我们来了解更多关于使用重复规则来管理记录。请记住,虽然此视频向您展示了Salesforce Classic,但这些概念同样适用于Lightning Experience。

匹配规则做好识别潜在重复项的工作后,重复规则就会进入并确定如何处理它们。作为管理员,您可以选择是否阻止销售团队创建重复记录。

假设你让代表创建重复的记录。您可以创建报告类型,显示在您的代表旁路警告后创建的潜在重复记录。我们稍后再谈这些报道。

激活匹配规则

我们为您提供标准的匹配规则。如果您建立了Salesforce for Winter15或更早版本的实例(如Maria),则可以激活要使用的标准规则。但是,玛丽亚想要为客户和线索激活标准规则。她还有其他的联系方式,我们会在这个程序后加以说明。

  1. 在安装程序中,玛丽亚在快速查找框中输入匹配规则,然后选择 Matching Rules.
  2. 她点击客户和潜在客户规则旁边的 Activate

    Select Activate for accounts and leads

    简单!

为联系人创建自定义匹配规则

对于联系人,玛丽亚希望包括“邮件街”字段的模糊匹配。

而不是让销售代表创造重复的东西,她想阻止他们这样做,这是我们在这个过程之后。

  1. 在安装程序中,玛丽亚在快速查找框中输入匹配规则,然后选择 Matching Rules.
  2. 她点击 New Rule.

    Create a new rule

  3. 玛丽亚选择 Contact.

    Select Contact for the object

  4. 她给规则一个描述性的名字,自定义联系人匹配模糊邮件街。她还添加了一个说明,以便其他管理员了解其价值。
    命名新的匹配规则

    Name the new matching rule

  5. 玛丽亚添加了匹配标准。 “匹配空白字段”选项会将记录与这些空白字段进行比较,并将记录视为重复记录。但这不是玛丽亚想要的。她保存规则并激活它。

    Active the new matching rule

用模糊邮件街道块重复

在主动匹配规则可以做任何事情之前,您将它与一个重复的规则配对。玛丽亚希望阻止销售团队创建重复邮件时,邮件街字段包括变种,如西南巴恩斯大道和西南巴恩斯大道。

  1. 在安装程序中,Maria在“快速查找”框中输入“复制规则”,然后选择 Duplicate Rules.
  2. 她单击新规则并选择联系人。

    New duplicate rule for contacts

  3. 玛丽亚给重复的规则一个名字和描述。

    New duplicate rule name and description

  4. 她阻止重复的创建。她还阻止她的团队编辑导致重复的联系人。

    Block duplicates on create and edit

  5. 她使用之前创建的自定义匹配规则将新的或更新的联系人与Salesforce中已有的联系人进行比较。然后,她添加了她的重复规则。

    Compare new and updated contacts with ones in Salesforce

关于创建重复客户和潜在客户的报告

玛丽亚不会阻止代表为客户和潜在客户创建副本。因此,林肯希望看到客户的质量和数据,以及重复规则的工作情况。为了帮助林肯,玛丽亚设置了自定义报告类型。然后,林肯可以运行有关客户的报告,并绕过创建潜在重复记录的警告后,让他的创建者创建。

  1. 在安装过程中,Maria在快速查找框中输入报告类型,然后选择报告类型。然后,她单击新建自定义报告类型。
  2. 她选择主要对象客户。她给报告类型一个名称并将其存储在一个类别中。

    Primary object is Accounts

  3. Maria选择“重复记录项目”,以便新创建的重复客户记录显示在报告中。然后,她保存报告类型。

    Select Duplicate Record Items as the related object

  4. 从这里,玛丽亚可以调整页面布局。然后,她重复这个程序的线索。

    Adjust page layout as necessary

    创建一个没有重复的环境可以让您的销售团队保持他们的A游戏,销售管理人员会通知他们的数据质量。

Salesforce Lighting(面向销售8)提高数据质量

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 解释重复的数据是如何浪费的。
  • 解释您的公司在防止重复数据时如何获胜。
  • 确定解决和防止重复数据的解决方案。

为什么重复的数据是一个问题

如果您遵循闪电体验优化销售功能,则您可以在Ursa Major了解Salesforce管理员Maria Jimenez。她努力工作,以帮助她的销售团队有效地工作和销售有效。但该公司的销售经理林肯与玛丽亚分享了他的销售代表所处理的数据质量问题。

有时候,他的代表不经意地打电话给其他代表所拥有的线索和联系人。重复的记录会给他的团队带来麻烦,因为他的代表经常不知道重复的东西在那里漂浮。这并不好,因为通过社交媒体,林肯了解到,大熊的一些前景和客户给了他的公司负面的反馈。一些评论说,大熊座:

  • 浪费前景和客户的时间。
  • 有多个代表调用相同的潜在客户和客户,这似乎过于积极。
  • 显得杂乱无章。

关于大熊出现混乱的一点是重要的。因为当客户觉得公司没有跟踪业务时,他们也担心自己的利益会受到影响。 Ursa Major的销售代表无意破坏前景和客户。但很容易看出公司的声誉如何受到威胁。
重复数据也会影响管理员,包括您。这是因为重复记录会导致销售团队失去对其CRM系统的信任。你想要的最后一件事是让你的团队质疑他们依赖的数据的有效性。

幸运的是,Maria对如何帮助提升Ursa Major的声誉和恢复销售代表对Salesforce的信任提出了一些想法。她向林肯解释说,标记可能重复的记录可以节省他的代表时间,并防止他们错过重要的销售机会。代表仍然可以访问所有的潜在客户和客户的相关细节。但是由于他们知道潜在的重复记录,他们可以确信他们正在捕获正确记录中的数据。

 

无重复数据的优点

当您的销售代表使用无重复的数据时,不用猜测同事是否已经符合同样的前景。此外,您的代表可以指望将所有信息记录在一个联系人记录中,而不是在重复记录中查找更多详细信息。

销售团队确信自己正在管理Salesforce并提供团队信任和成功的功能,这一点非常重要。当您的CRM系统没有重复的数据时,您的代表相信数据是干净而有价值的。

我们给你重复管理的工具

我们已经介绍了重复数据为您的公司创建的一些问题。 Salesforce可帮助您的销售代表处理来自任何设备的重复记录。我们给你选择,以防止或阻止你的销售代表通过重复管理创建更多的重复记录。专业版,企业版和无限版均可免费获得。

重复管理可帮助您和您的销售团队快速轻松地管理以下内容的重复项目:

  • 商业客户
    往来
    信息
    个人客户
    从自定义对象创建的记录

它具有高度的可配置性,并且提供的不仅仅是精确的检测和匹配逻辑。我们的标准匹配根据完全匹配来检测潜在的重复记录,例如两个同名的联系人,Margaret Chan。
但是,您可以设置一个规则来包含模糊匹配,它根据某些字段的差异识别潜在的重复记录。例如,您创建了一个包含名字模糊匹配的规则。重复管理确定陈冯富珍和陈佩倩这两个联系人为潜在的重复记录。

确定重复的规则及如何处理

玛丽亚计划与林肯密切合作,决定他们希望Salesforce如何识别重复记录以及是否允许或防止重复。首先,她熟悉了两件对于控制Salesforce中重复记录非常重要的事情。

这是什么 它定义了什么
匹配规则 匹配标准来识别重复的记录。

Salesforce有三个标准匹配规则:一个用于商业客户;一个是联系人和线索,另一个是个人客户。创建其他匹配规则是一个小小的局面。我们向你展示玛丽亚是如何在下一个单位做的。

重复的规则 当Salesforce使用匹配规则并确定在遇到重复项时采取的操作。
根据您配置重复管理的方式,销售代表会看到一条提示,说明他们即将创建重复。或者您的代表被阻止完全创建重复。

如果您的公司在15年春季或之后开始使用Salesforce,我们会为您提供业务客户,联系人,潜在客户和个人客户的标准重复规则。如果您的公司在15年前或更早的冬天开始使用Salesforce,则可以自行创建规则,这很容易。

您可以从安装程序管理匹配规则和重复规则。

Matching rules and duplicate rules in Setup

 

如何重复管理工作

让我们来看看当我们的大熊猫销售代表之一Erin在Salesforce中创建联系人时发生了什么。

Duplicate Rules Process

Erin创建联系人,Salesforce查找可能的重复项(1)。根据Maria早先设置的匹配规则中的条件,Salesforce提供了可能的重复项列表(2)。

重复的规则决定了Erin的选择。该规则可以阻止Erin创建记录或让她创建并显示警报(3)。如果她确实创建了联系人,规则甚至可以将可能的副本添加到她的经理林肯的报告中。

在这种情况下,标准重复规则提醒潜在重复的Erin。她可以选择转到已经在Salesforce中的联系人,或者继续创建记录,即使这可能是重复的。

Potential duplicate found

Salesforce Lighting(面向销售7)报价单模板

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 解释报价模板如何帮助销售代表有效地为客户准备报价。
  • 设置报价模板。
  • 创建合同。

报价基础知识

当您的销售代表处理他们的交易时,他们为客户准备报价。报价显示您的客户贵公司提供的产品和服务的价格。

您的代表可以灵活地创建一组显示产品,折扣和数量的不同组合的报价。这样,您的客户可以比较价格。

首先,尽管。我们的Salesforce管理员Maria使用Quotes。就是这样。

启用报价

  1. 从安装程序,玛丽亚在快速查找框中输入报价,然后选择 Quotes Settings.
  2. 然后她选择 Enable.Enable Quotes from Setup
  3. 玛丽亚选择要在其中显示“报价”相关列表的页面布局,然后保存其作品。Select Page Layouts on Which You Want Quotes Appear

我们的销售代表Lance,继续工作。他为“建议/报价”设定了机会。所以现在他已经准备好在Dickenson PLC给他的客户报价了。让我们看看他如何准备报价。

创建一个报价

兰斯在他的机会提出阶段,从中他创造他的报价。
从这个机会,他开始一个新的报价。

  1. 从这个机会,他开始一个新的报价。

    Create a Quote from the Quotes Related List

  2. 他输入具体的报价。

    New Quote Details

  3. 兰斯保存他的工作,然后出现新的报价。

    New Quote Appears in Quotes Related List

    在这一点上,他选择了报价,他发现机会中的产品显示为一个行项目。兰斯可以添加其他产品,如果他想要的项目。

    Product Appears as a Quote Line Item

    他现在已经完成了工作,不过他以后可以选择在报价中添加更多订单项。

  4. 兰斯计划发送多个报价给他的客户。在他和他的客户达成特定报价后,兰斯准备同步报价。当他同步报价时,其订单项显示为机会的产品。这样,兰斯就不会有在他的报价中的订单项和他的机会中的产品之间出现差异的风险。

    Sync Quote Line Items with Products on Opportunities

准备报价交付给客户

您了解了销售代表如何创建报价。现在是时候看看这些报价之后会发生什么。它涉及到你,请继续阅读!

您的销售代表会生成PDF文件,以发送给他们的客户的报价。 Salesforce包含标准模板,但有时您的代表想要生成具有不同详细信息的报价PDF文件。

以大熊座的代表为例。当他们向客户提供服务计划的报价时,他们希望排除“税收”字段。所以他们的管理员玛丽亚为他们创建了一个模板。就是这样。

创建一个报价模板

  1. 在安装程序中,Maria在快速查找框中输入模板,然后选择 Quote Templates.

    Access Quote Templates from Setup

  2. 玛丽亚创建一个模板。然后,她给它一个名字并保存

    Name for New Template

  3. 玛丽亚然后滚动到总计部分,并删除税收字段。
  4. 然后,她保存了她的工作。玛丽亚准备将模板发布给她的代表,所以她激活了它。

    Activate Link for Quote Template

销售代表如何生成报价的PDF输出

  1. 从一个报价,玛丽亚的代表点击 Create PDF.

    Select a Quote Template

  2. 然后,她的代表选择他们选择的模板。
  3. 然后创建PDF文件。看看?没有销售税!

    PDF Output Without Sales Tax

  4. 然后,代表将PDF文件保存到他们的报价记录,他们可以访问PDF文件并将其发送给他们的客户。

    Quote PDF File Accessable from Quote Record

合同基础

当客户决定购买哪种产品或服务时,您的代表会提供合同,记录双方同意的价格和条款。许多公司使用合同来设定与其他公司做生意的条款。

Salesforce帮助您的销售代表创建,跟踪和管理他们为其客户和机会提供的合同。代表通过贵公司的审批流程跟踪合同。他们可以使用工作流程警报来提醒他们合同续订。

设置契约以显示机会详情

玛丽亚的销售代表希望看到合同上的机会。因此,她使用现场级别的安全性和现场可访问性(而不是页面布局)来包含关于机会细节的合同。

  1. Maria从安装程序中单击页面顶部的 Object Manager 。她选择“商机”对象,然后在字段区域中单击 Contract 然后,她单击 Set Field-Level Security.

    Set Field-Level Security to See Contracts from Opportunities

  2. 她为每个要显示“合同”相关列表的配置文件选择“可见”,然后保存更改。

    Set Feild-Level Security to add Contracts to Opportunity Details

  3. Maria点击 View Field Accessibility.
  4. 对于Maria希望合约可用的配置文件之一,她单击Hidden.

    Customize Field Access on Opportunities

  5. Maria在“页面布局”下选择“可见”。

    Field Access Set to Visible

  6. 然后,她保存她的变化。配置文件现在标记为可编辑。

    Profiles marked editable.

  7. 为了验证她的更改是否生效,Maria创建了一个机会并向其添加合同。

    Add Contract to New Opportunity

    在她节省了新的机会之后,她在机会细节中看到了与之相关的合同。

    Related contracts in the Details tab.

销售代表如何创造合同并将其与机遇联系起来

现在玛丽亚建立合同出现机会细节,让我们看看她的销售代表,兰斯,如何创建合同,并把他们与他的机会。

创建一个合同

  1. 从应用程序启动器,兰斯选择合同。

    Contracts from the App Launcher

  2. 然后,他点击 New.

    Click New

  3. 兰斯输入具体到这个合同的细节。然后,他保存了他的工作。

    New Contract Details

    兰斯看到了新的合同。

    New Contract Appears

    它会自动出现在Dickenson PLC客户上的合同相关列表中。

    New Contract Appears on the Account

把契约与机会联系起来

  1. 兰斯给迪肯森公司打开了一个机会,他希望与合同有关。
  2. 他点击 Details.

    Opportunity Details

  3. 然后,Lance从Dickenson PLC客户特定的列表中选择合同。
  4. 他保存了他的工作,并看到了与他的机会有关的合同。
    联系人出现在机会

    Contact Appears on Opportunity

玛丽亚让她的销售代表走上正轨,从她创造的价格书中销售产品。请记住这些价格是如何低于标准清单价值?

然后,玛丽亚启用了报价,以便她的代表可以向他们的客户提供报价。在她的代表和他们的客户同意具体的报价之后,她的代表可以将报价行项目与机会的产品同步。

最后,她设立了合同,出现机会细节 – 方便代表快速访问与他们的机会相关的合同。