闪电流(5)Approvals

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 定义审批流程,并列出其关键组件。
  • 描述可以使用审批流程自动执行的业务流程。
  • 设置审批流程,以便在账户从潜在客户变为新客户时自动进行管理。

开始使用审批

审批流程可自动完成Salesforce记录在您的组织中的批准情况。在批准过程中,您指定:

  • 记录被批准的必要步骤以及每个步骤批准的步骤。
    例如,员工创建暂停请求时,Salesforce会自动向该员工的经理发送批准请求。
  • 根据审批过程中发生的情况采取的行动。

    例如,如果批准了暂停请求,则更新员工记录中的字段。但是,如果请求被拒绝,则向员工发送通知。

    让我们来看一个示例审批流程,以查看记录如何在流程的各个步骤中移动。在这个例子中,用户提交一个公司新职位的请求。

Chart that shows an example approval process

当用户首次请求批准新职位时,会发生初始提交操作。默认的初始提交操作会锁定记录。此操作可确保其他用户(审批者和管理员除外)在审批时不能更改记录。其他可能的提交操作包括发送电子邮件提醒,更新记录中的字段,创建任务以及发送出站邮件。

审批步骤为各种用户分配审批请求,并为特定审批流程定义审批链。在本例中,第一步将批准请求分配给提交者的直接经理。

如果直接经理拒绝该请求,则执行最终拒绝操作,将该职位的批准状态设置为 Rejected.

如果直接经理批准该请求,该记录将转至CEO的下一步批准。如果CEO拒绝该职位,则会发生相同的最终拒绝行为。

如果首席执行官批准该职位,则会执行最终审批行动。他们将审批状态设置为Approved,解锁未来更新记录,并通知要求新职位的员工。

最终审批行动仅在记录获得批准并且没有进一步审批步骤时才会发生。

建立审批流程

现在我们已经看到了审批流程的基本概述,让我们拭目以待。您需要确保经理批准折扣超过40%的机会。该机会应反映其批准状态:已批准或未批准。

提示

在尝试将其自动化之前,计划您的业务流程。这样做使得使用我们的一个自动化工具进行配置变得更容易。

预案

在我们深入之前,让我们制定一个计划。

为了… 我们需要…
跟踪每个机会的折扣百分比 自定义字段(机会)
跟踪每个机会的审批状态 自定义字段(机会)
当机会折扣超过40%时请求经理批准 审批流程(机会)
当机会折扣需要批准时通知经理 电子邮件模板
当经理回应时,更新机会的审批状态 批准操作(现场更新)

提示

为了应对这一挑战,我们正在简化这种情况。在现实世界中,可以在机会产品上使用标准折扣字段,然后使用汇总摘要字段将该值添加到商机记录中。

创建电子邮件模板

我们首先创建我们的电子邮件模板,以便我们可以通知记录所有者的经理有机会超过40%的折扣。

  1. 从设置中,在快速查找框中输入模板,然后选择 Email Templates.
  2. 点击 New Template.
  3. 选择 Text 模板类型,然后单击 Next.
  4. 配置电子邮件模板。
    文件夹 未公开的公共电子邮件模板
    可供使用 Selected
    电子邮件模板名称 Approve Opportunity Discount
    编码 General US & Western Europe
    Subject Please approve this discounted opportunity
    Email Body
    {!User.Manager},
    The {!Opportunity.Name} has been discounted. Please approve this discount.
    Thank you.

    包括合并字段{!Opportunity.Name}通过提供机会记录的链接来帮助审批者。这允许他们在回应请求之前查看记录。

  5. 点击 Save.

添加自定义字段

现在让我们创建自定义字段,以便我们可以跟踪每个商机的折扣百分比和审批状态。

  1. 从安装程序中单击 Object Manager.
  2. 点击 Opportunity.
  3. 用这些值添加百分比字段。
    Field Label Discount Percent
    Length Leave default
    Decimal Places Leave default
    Required Selected
  4. 用这些值添加一个选项列表字段。
    Field Label Discount Percent Status
    Picklist Values Approved

    Not Approved

Great! 您已经创建了一个电子邮件模板来通知审批者,并且您已经设置了一个包含必填字段的对象来支持您的审批流程。

创建审批流程

现在我们的组织已经准备就绪,让我们来创建审批流程。
  1. 从设置中,在快速查找框中输入审批,然后选择 Approval Processes.
  2. 对于“管理审批流程”,请选择 Opportunity.
  3. 点击 Create New Approval Process | Use Jump Start Wizard.
    跳转启动向导通过为您做出一些决定来帮助您创建简单的审批流程。
  4. 配置审批流程。
    名称 Approve Opportunity Discount
    审批分配电子邮件模板 Approve Opportunity Discount
    指定进入Criteria Opportunity: Discount Percent greater than 0.4
    选择 Approver Let the submitter choose the approver manually
  5. 保存审批流程。
  6. 在最终批准操作下,单击 Add New | Field Update, 并使用这些值进行配置。
    Name Approved
    Field to Update Discount Percent Status
    Specific value Approved
  7. 在最终拒绝操作下,单击 Add New | Field Update, 并使用这些值进行配置。
    Name Not Approved
    Field to Update Discount Percent Status
    Specific value Not Approved

做得好!要开始评估打折机会,只需激活审批流程即可。

确保提交记录

您已经完成了一系列工作来自动化记录提交审批时发生的情况。现在,当用户单击提交审批机会时,它将通过您的审批流程。但是,如果恐怖用户忘记点击按钮怎么办?

进入Process Builder。其中一个可用的流程操作是提交审批,这意味着您可以构建一个自动提交记录以供审批的流程。这意味着您的用户不必记得提交审批机会。例如,在机会创建或编辑时运行的进程中:

  1. 添加一个标准节点,用于检查折扣百分比是否大于0.4。
  2. 为提交审批机会的审批操作添加提交。
    A Submit for Approval action

提示

提交审批操作也可在Cloud Flow Designer中使用。

告诉我更多…

将项目批准组件添加到他们的主页,以帮助您的用户查看公开审批请求。此外,让用户直接从电子邮件或Chatter响应审批请求。有关更多详细信息,请参阅准备您的组织以获取批准

资源

闪电流(4)结合Process Builder和Cloud Flow Designer

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 描述可以使用流程和流程自动化的业务流程。
  • 定义流量变量是什么。
  • 建立一个迭代一组记录的流程。
  • 建立一个启动流程的流程。

当进程生成器不够时

Process Builder没有设计用于解决所有可能的用例,因此您可能会发现它可以自动化部分业务流程,但不是全部。例如,Process Builder不能:

  • 发布到社区Feed
  • 提交相关记录以供审批
  • 删除记录
  • 创建一堆记录并将它们相互关联
  • 执行复杂的逻辑

商品新闻:您不必在另一个工具中重建整个事物。配置流程中更复杂的功能,然后将流程操作添加到流程中。如果一个流程也无法满足您的需求,您或开发人员可以编写Apex来完成。然后将Apex操作添加到您的流程中。

克隆子记录

您被要求在机会闭幕时自动创建续约机会。更新应该是原始机会的克隆。我们可以在Process Builder中克隆记录,但我们也需要克隆产品并将它们与续订机会相关联。

在Process Builder中,您无法获取创建的记录的ID并在别处使用它。幸运的是,你可以在流程中这样做。我们建立一个克隆机会及其产品的流程,并且我们建立一个流程,在机会关闭时调用流程。

超越基础

在最后一个单元中,我们讨论了通过屏幕引导用户完成业务流程的流程。我们称之为屏幕流。您也可以构建自动启动的流程,这些流程像流程一样在后台运行。主要区别在于自动启动的流程不能具有需要用户交互的屏幕。因为它们没有屏幕,所以可以从后端事件(如进程和Apex类)调用自动启动的流。

建立一个Process Builder

我们不要创建另一个流程,而要建立在我们之前创建的那个流程上。

The Closed Won Opportunities process from an earlier unit

在Closed Won Opportunities过程中,使用此过滤条件添加名为Closed Won的标准节点。

字段
Opportunity > Stage Closed Won

我们无法在Process Builder中配置操作,因此我们保存并切换到Cloud Flow Designer。

建立一个Flow

从设置中,在快速查找框中输入流量,然后选择Flows,然后单击New Flow.

我们正在建立一个流程:

  • 克隆一个机会
  • 克隆机会产品
  • 将克隆产品与克隆机会联系起来

为此,流程需要来自流程的一些数据:原始机会和机会产品。

流量变量有四种类型。

类型 可以存储…
变量 单一的价值 “Hello World”, true, 6
sObject 变量 单个记录的一组字段值 Rating, ID, and Name for an account
Collection 变量 相同数据类型的多个值 [1, 2, 3, 5, 8, 13]
sObject 集合变量 多个具有相同对象的记录的一组字段值 Rating, ID, and Name为多个客户

为了存储商机和商机,我们创建了一个sObject变量和一个sObject集合变量。当我们稍后将流程作为流程添加为流程时,我们会将数据传递到这些变量中,因此它们必须允许输入访问。

  1. 在资源选项卡上,双击sObject Variable并设置这些值。
    Unique Name opportunity
    Input/Output Type Input Only
    Object Type Opportunity
  2. 双击sObject Collection Variable并设置这些值。
    Unique Name oppProductsOriginal
    Input/Output Type Input Only
    Object Type OpportunityLineItem

克隆机会

当流程被流程调用时,{!opportunity}变量将包含来自原始机会的字段。在我们克隆这个机会之前,让我们更新一些领域。这样,续约机会不会以闭合起点开始。
  1. 从Palette选项卡中,将Assignment元素拖到画布上。
  2. 将其命名为 Update Opportunity 字段。
  3. 将stage设置为Prospecting.
    1. 对于变量,选择 SOBJECT VARIABLES | opportunity | StageName.
    2. 对于运算符,请选择 equals.
    3. 对于Value,选择 PICKLIST VALUES | Prospecting.
  4. 从今天开始设置 CloseDate 从90天开始。
    1. 点击 Add Assignment.
    2. 对于变量,输入Close并选择 SOBJECT VARIABLES | opportunity | CloseDate.
    3. 对于 Operator, 符,请选择 equals.
    4. 对于 Value, 选择 CREATE NEW | Formula 设置这些值。
      Unique Name ninetyDays
      Value Data Type Date
      textbox TODAY() + 90
  5. 单击 OK 两次。
  6. 要创建机会,请将快速创建元素拖放到画布上并设置这些值。
    Name Clone Opportunity
    Variable SOBJECT VARIABLES > opportunity
  7. 单击“更新机会字段”底部的节点,并将其拖至“克隆机会”。

机会创建后,该变量({!opportunity.Id})中的ID字段将填充新记录的ID。我们稍后参考该价值将新产品与更新机会联系起来。

克隆机会产品

现在来了有趣的部分:克隆机会产品。
当流程被流程调用时,{!oppProducts_Original}变量将包含来自原始商机产品的字段。在我们克隆这些产品之前,我们需要将它们与更新机会相关联,而不是原始产品,并将每种产品的总价格设置为空。 (机会产品不能同时拥有单价和总价。)

更新集合中项目的唯一方法是使用循环遍历集合。

循环一次只能引用一个项目。因为sObject集合变量存储多个项目,所以您需要一种方法来引用给定的项目。循环变量是循环遍历集合时使用的变量。当循环开始时,集合变量中的第一项被复制到循环变量中。循环内的任何元素将作用于循环变量。一旦迭代结束,循环变量将被下一个项目的值覆盖。等到收集中没有剩下物品时为止。

收集项目被复制到循环变量中。循环变量数据被更新,然后被复制以在另一个集合中创建一个新项目。循环变量然后由原始集合中的下一个项目的副本更新。

A collection item is copied into a loop variable. The loop variable data is updated and then copied to create a new item in another collection. The loop variable is then updated by a copy of the next item in the original collection.

提示

  • 要更新循环内的项目字段值,请更新循环变量。然后,在该项目的迭代完成之前,将循环变量作为另一个集合变量中的项目添加。否则,当下一个项目加载到循环变量中时,这些更改将被覆盖。
  • 避免在循环内添加动作,如创建或更新记录。这是达到极限的绝对方法。
    在循环中,我们更新每个项目的商机ID和总价格,然后将该项目添加到新的收集变量中。循环之后,我们使用新的收集变量来创建机会产品。
  1. 将Loop元素拖放到画布上,并设置这些值。
    1. 将其命名为 Iterate Over Products.
    2. 为了循环,选择 SOBJECT COLLECTION VARIABLES | oppProducts_original.
      此选项告诉循环将项目分配给循环变量时迭代哪个集合。
    3. 对于循环变量,使用这些值创建一个sObject变量,然后单击OK两次。 
      Unique Name oppProduct_loop
      Object Type OpportunityLineItem
  2. 将克隆机会连接到循环。
  3. 将循环变量的机会标识设置为新机会的标识及其总价格为空。
    1. 将Assignment元素拖到画布上。
    2. 将其命名为 Update Opportunity Product.
    3. 点击 Add Assignment, 然后配置这些分配。
      Variable Operator Value
      SOBJECT VARIABLES > oppProduct_loop > OpportunityId equals SOBJECT VARIABLES > opportunity > Id
      SOBJECT VARIABLES > oppProduct_loop > TotalPrice equals Leave blank
      Flow assignments that set the loop variable's Opportunity ID and Total Price fields.
    4. 点击 OK.
  4. 将循环连接到更新机会产品。验证集合中的每个值都设置为 for each value in the collection.
  5. 将更新后的循环变量添加到新的sObject集合变量中。
    1. 将另一个Assignment元素拖到画布上。
    2. 将其命名为 Add to New Collection.
    3. 对于变量,使用这些值创建一个sObject collection variable,然后单击OK
      Unique Name oppProducts_new
      Object Type OpportunityLineItem
    4. 对于 Operator, 选择 add.
    5. 对于 Value, 选择 SOBJECT VARIABLES | oppProduct_loop.
    6. 点击 OK.
  6. 连接更新机会产品以添加到新集合。然后将添加到新集合连接到循环。
  7. 要克隆商机产品,请将Fast Create元素拖放到画布上并设置这些值。
    Name Clone Products
    Variable SOBJECT COLLECTION VARIABLES > oppProducts_new
  8. 将环路连接到克隆产品。
The finished flow

完成流程

你快完成了!要完成流程,请指定启动元素并激活流程。
  1. 将鼠标悬停在“更新商机字段”的右上角,然后点击 Set a Start element设置开始元素.
  2. 保存流程,并将其命名为Renew Opportunity.

关闭Cloud Flow Designer,并激活流程,以便在Process Builder中引用它。

完成过程

现在我们已经完成了流程的构建,让我们确保当机会被关闭时流程开始流程。记住我们在流程开始时创建的变量吗?在此过程中,我们使用它们将机会记录及其子项中的值传递给流程。
  1. 打开 Closed Won Opportunities 流程.
  2. 在Closed Won 条件组中,添加类型为Flows且名称为Create Renewal的即时操作。
  3. 对于流,请选择续 Renew Opportunity.
  4. 在设置流量变量下,添加两行,设置这些值,然后单击Save.
    Variable Type Value
    opportunity Field Reference Select the Opportunity record that started the process
    oppProducts_original Field Reference Opportunity > OpportunityLineItems
  5. 确保始终评估两个标准节点。
    当赢得一个机会时,应该始终创建更新。 但是,如果机会也很高,我们需要确保签订合同草案和后续任务。
    1. 拖动Closed Won和High Value之上的Closed Won标准节点。
    2. 对于Closed Won条件组,请单击STOP。 选择 Evaluate the next criteria, 然后保存。

The final process

要开始使用该过程,请激活它。

闪电流(3)Cloud Flow Designer

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 定义流程并列出其关键组件。
  • 描述流程元素的类型。
  • 构建一个创建记录并上传文件的流程。

Cloud Flow Designer入门

在谈到流程时,您可能已经听到了几个可互换使用的术语。提醒一下,官方条款是:

  • Lightning Flow—包含建立,管理和运行流程和过程的产品。
  • Cloud Flow Designer—用于构建流程的点击式工具。
  • Flow—通过收集数据并在Salesforce org或外部系统中执行某些操作来自动化业务流程的应用程序。

简而言之,Lightning Flow产品包括一些工具。其中之一,Cloud Flow Designer,可帮助您创建流程。

超越基础

您可能也听说过Visual Workflow这个术语。这是一个用于设计,管理和运行流程的退役产品名称。 Visual Workflow已被Lightning Flow取代。

流程构建模块

每个流程都由三个构建块组成。

Elements, connectors, and resources in a flow

  • Elements (1) 出现在画布上。要将一个元素添加到画布,请将其从调色板拖到那里。
  • Connectors (2) 定义流在运行时所采用的路径。他们告诉下一个要执行的元素的流程。
  • Resources (3) 是表示给定值的容器,例如字段值或公式。您可以在整个流程中引用资源。例如,查找客户的ID,将该ID存储在变量中,然后引用该ID来更新客户。

流程元素可以分为四个不同的类别。

屏幕
向用户显示数据或使用屏幕元素从他们那里收集信息。您可以将简单字段添加到屏幕上,例如输入字段和单选按钮,以及开箱即用的Lightning组件,如文件上传。A flow screen that's built with out-of-the-box fields and components

如果您需要更多流量屏幕(如自定义导航或显示数据表中的信息),请构建或安装自定义Lightning组件。
A flow screen built with custom Lightning components.

逻辑
控制……流量,以及流量。创建分支,更新数据,循环数据集或等待特定时间。
操作
当您有必要的信息时(可能通过屏幕从用户收集),在Salesforce中执行某些操作。流可以查找,创建,更新和删除Salesforce记录。他们还可以创建Chatter帖子,提交记录以供审批并发送电子邮件。如果您的操作不可用,请从流程中调用Apex代码。
集成
除了通过调用Apex代码与外部系统连接外,Cloud Flow Designer还有一些平台事件的配合。使用Record Create元素发布平台事件消息。使用Wait元素订阅平台事件。

逛一圈

当您构建流程时,您可以使用Cloud Flow Designer工作。

Screenshot of the Cloud Flow Designer's user interface with numbers pointing at the button bar, left side panel, and canvas
  • 在您从按钮栏(1)构建流程时管理流程。测试流程的最新版本如何与“运行”配合使用。

  • 左侧面板(2)包含三个标签。

    • 调色板包含您可以添加到流程中的所有元素。

    • “资源”选项卡包含可以添加到流中的所有资源。

    • 资源管理器显示您已添加到此流程中的所有元素和资源。

  • 流程图出现在画布上(3)。

建立一个流程

根据您的页面布局,对象可能有很多字段,这可能会压倒想快速创建记录的用户。我们来构建一个简化客户创建的流程。我们的流程获取有关新客户的用户输入,创建客户并让用户将文件上传到该客户。

提示

在尝试将其自动化之前,计划您的业务流程。这样做可以使您在使用我们的自动化工具时更容易进行配置。

从设置中,在快速查找框中输入流量,然后选择Flow,然后单击New Flow.

添加第一个屏幕

  1. 将调色板中的Screen元素拖到画布上。
  2. 将其命名为 New Account.
  3. 在添加字段选项卡上,双击文本框,然后双击数字。选择预览窗格中的每个字段并为每个字段输入一个标签。
    • Textbox: Account Name
    • Number: Phone
    Screenshot of the screen element's Add a Field tab
  4. 点击 OK.

创建记录

使用新客户中的值创建一个客户。
  1. 从Palette中,将Record Create元素拖到画布上。
  2. 将其命名为 Create Account.
  3. 对于创建,请选择 Standard | Account.
  4. 将屏幕输入字段映射到客户字段。
    字段
    Standard | Name Screen Input Fields | Account_Name
    Standard | Phone Screen Input Fields | Phone
  5. 将创建的客户的ID分配给一个变量,以便我们可以在下一个屏幕中使用该ID。
    1. 对于变量,请选择 CREATE NEW | Variable.
    2. 命名变量accountId,然后单击 OK.
    确保你的Record Create元素看起来像这样。Screenshot of the Record Create element's Assignments section
  6. 点击 OK.

创建第二个屏幕

第二个屏幕允许用户上传他们创建的客户的文件。
  1. 将另一个Screen元素拖到画布上。
  2. 在常规信息选项卡上,配置这些设置。
    1. 命名屏幕 Upload Files.
    2. 在导航操作下,取消选中 Allow Previous.
      否则,如果用户导航回第一个屏幕,则会意外创建多个客户。
  3. 在添加字段选项卡上,向下滚动并双击Lightning Component。在预览窗格中选择[Lightning Component]并配置字段。
    1. 对于唯一名称,输入 accountFiles.
    2. 对于Lightning组件,请选择 forceContent:fileUpload.
    3. 在输入选项卡上,配置组件的属性。
      1. 对于文件上传标签,请输入 Upload Related Files.
      2. 对于相关记录 ID, 选择Variables | accountId.
      3. 点击Add Row 并选择 Allow Multiple Files. 对于该值,输入 true并选择$GlobalConstant.True.
    4. 在输出选项卡上,单击垃圾桶图标the trash can icon以删除属性行。
      文件上传组件字段的字段设置
    The field settings for the file upload component field
  4. 点击 OK.

根据配置,该组件允许用户一次向创建的客户上传多个文件。

完成流程

  1. 将元素连接在一起。
    1. 点击新客户底部的节点并将其拖至创建客户。
    2. 点击创建客户底部的节点,并将其拖动到上传文件。
    Connecting Create Account to Upload Files
  2. 要设置开始元素,请将鼠标悬停在新客户的右上角,然后点击The Set Start Element button设置开始元素按钮。
    The New Account element enabled to start the flow.
  3. 保存流程,并将其命名为 Quick Account.
    关闭弹出的警告。接下来我们谈谈Lightning运行时。

让你的流动看起来像闪电

Salesforce提供两种运行时体验,用于确定某人运行流时的外观和感觉。为了让您的流程与Lightning Experience融为一体,请确保在您的组织中启用Lightning运行时。
  1. 从设置中,在快速查找框中输入自动化,然后选择 Process Automation Settings.
  2. 为流选择启用闪电运行时。
  3. 保存您的更改。

注意

此设置仅影响基于URL的流量。其中包括从自定义按钮或Cloud Flow Designer中的运行按钮运行的流程。有关更多详细信息,请参阅Flow Runtime 体验

分配你的流量

现在将流量分发给正确的用户。让我们将流程添加到主页。
要查看更多分配流量的方法,请查看屏幕流量分配模块。

激活你的Flow

在Lightning App Builder中只有活动流程可用,因此首先激活流程。
  1. 从设置中,在快速查找框中输入流量,然后选择 Flows.
  2. 点击 Quick Account.
  3. 激活流程的适当版本。

将您的流添加到主页

  1. 创建一个主页。
    1. 从安装程序中,在快速查找框中输入Builder,然后选择 Lightning App Builder.
    2. 点击 New.
    3. 选择 Home Page, 然后单击 Next.
    4. 为页面命名,然后单击 Next.
    5. 单击 Clone Salesforce Default Page, 选择 Home Page Default, 然后单击 Finish.
  2. 将流组件拖到右列的顶部。
    Dragging the Flow component onto a Home page
  3. 对于流量,选择 Quick Account.
  4. 保存您的更改并激活页面。将此页面标记为默认主页,单击 Next, 然后单击 Activate.
  5. 要查看您的流程,请转至您的主页。
    1. 点击 Back 到安装程序。
    2. 单击 App Launcher icon, 然后在所有项目下单击 Home.
Resulting home page

确保用户可以运行流程

最后,确保你的用户可以运行流程。将Run Flows用户权限添加到权限集或配置文件,并将其分配给正确的用户。

注意

只有流管理员(具有管理流用户权限的用户)才能运行非活动流。

告诉我更多…

  • 流程面试是一个流程的运行实例。分发流时,用户将与该流的各个访谈进行交互。
  • 本单元向您介绍了一个简单的流程示例。您可以自定义该流程以做更多。例如,增强快速客户流程,以便为更多客户字段(如位置或所有者)提供值。或者使用相同的输入来创建联系人和机会。

资源

以下视频显示Salesforce Classic.

闪电流(2)Process Builder

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 列出您可以在Process Builder中构建的流程类型。
  • 定义用于创建过程的关键组件。
  • 建立更新客户地址时更新客户联系人地址的流程。

Process Builder入门

流程构建器是一个点击式工具,可让您轻松实现自动化,然后在构建过程中查看流程的图形表示。

过程的组成部分

每个进程由一个触发器,至少一个标准节点和至少一个动作组成。您可以配置即时操作或安排在特定时间执行的操作。
这是一个简单过程的例子。

An example of a process with one criteria node, one immediate action, and one scheduled action.

触发器:确定何时应该运行该过程

触发器确定进程何时运行。对于记录更改过程,触发器确定过程应该关注哪个对象以及以下哪些更改。

  • 只有创建一条记录时
  • 任何时候创建或编辑记录

条件:确定是否执行操作

当一个进程得到一个触发器时,你可以添加尽可能多的标准节点。每个标准节点控制过程是否执行关联的操作。如果记录不符合条件,则该过程将跳过这些操作并转到过程中的下一个标准节点。

在每个标准节点中,您可以:

  • 设置过滤条件。
  • 输入一个自定义公式。像验证规则一样,公式必须解析为真或假。
  • 选择退出标准并始终执行关联的操作。

行动:过程应该做什么

当条件节点评估为真时,流程将执行关联的操作或等待在预定时间执行它们。

  • 一旦条件评估为真,立即执行每个立即动作。
  • 每个计划的操作都会在指定的时间执行,例如记录结束日期前10天或从现在起2天后执行。在指定的时间,Salesforce确保关联的标准节点仍然评估为true。如果是,则执行预定的动作。您可以基于以下两种方式来安排操作:
    • 启动该过程的记录上的特定日期/时间字段。
      例如,客户服务合同到​​期前一个月。
    • 进程运行的时间。
      例如,从现在起3天。

无论动作执行的时间如何,以下是可以通过流程操作执行的一些操作。

  • 创建记录。
  • 更新启动流程的记录或任何相关记录。
  • 提交该记录以供审批。
  • 更新一个或多个相关记录。
  • 使用指定的电子邮件模板发送电子邮件。
  • 发布到Chatter Feed。

如果您需要Process Builder中提供的更多内容,请构建一个自动启动的流或Apex类来填补这一空白。然后从流程中调用流程或Apex。

过程类型

Process Builder可以自动化几种业务流程。主要区别是触发器:当过程开始时。
类型 进程启动时
记录更改 记录被创建或编辑
可调用 它被另一个进程调用
平台事件 收到平台事件消息

为了简单起见,本单元着重介绍最常见的流程类型:记录变更。

Process Builder

在深入了解Process Builder之前,让我们快速浏览一下。
Screenshot of the Process Builder user interface

按钮栏(1)可让您管理进程或查看所有进程的列表。

画布(2)是进程的主要工作空间。在画布上,您可以定义:

  • 触发器(3)
  • 一个或多个标准节点(4)

动作组(6)中的一个或多个动作(5)

建立一个过程

以下是一个常见用例:如果高价值的机会关闭并赢得,请为账户所有者创建草稿合同和任务,以便在机会关闭后6天进行跟踪。

在Process Builder术语中:

  • 如果创建或更新机会(触发)
  • 并且它是高价值和封闭的赢(标准)
  • 创建合同草案(即时行动)
  • 在机会关闭(计划)6天后,为账户所有者创建一个后续任务(计划操作)

提示

在尝试将其自动化之前,计划您的业务流程。这样做使得在使用我们的一个自动化工具时可以更轻松地进行配置。

  1. 从安装程序中,在快速查找框中输入Process Builder,单击进程生成器,然后单击New.
  2. 将流程命名为Closed Won Opportunities。
    当您从名称字段中删除时,API名称会更新为Closed_Won_Opportunities。
  3. 有关说明,请输入 If a high-value opportunity is closed and won, create a draft contract and a follow-up task for the account owner.
  4. 配置进程在a record changes。
  5. 点击 Save.

添加一个触发器

  1. 点击 Add Object.
  2. 对于对象,请输入Opp以过滤选项列表并选择Opportunity.
    Choose Object and Specify When to Start the Process panel
  3. 点击 Save.

添加 Criteria

现在我们来定义标准。我们检查赢得的机会是否赢,以及是否高价值。在这种情况下,high-value意味着超过$250,000。
  1. 点击 Add Criteria.
  2. 将条件命名为Closed Won and High-Value。
  3. 保留选择 Conditions are met.
  4. 检查机会是否已关闭并获胜。
    1. 对于字段(1),选择Opportunity | Stage, 然后单击 Choose.
    2. 对于 Operator (2), 选择 Equals.
    3. 对于 Type (3), 选择 Picklist.
    4. 对于 Value (4), 选择 Closed Won.
  5. 在另一种情况下,检查机会是否是高价值。
    1. 点击 Add Row.
    2. 对于字段(1),选择Opportunity | Amount, 然后单击Choose.
    3. 对于 Operator (2), 选择 Greater than.
    4. 对于 Type (3), 选择 Currency.
    5. 对于 Value (4), 输入 250,000.
    Define Criteria for this Action Group panel
  6. 点击 Advanced 选择Yes.
    当您选择此选项时,该流程会忽略与您定义的条件无关的记录更改。例如,如果机会的描述被更新,则该过程将不执行相关联的动作。
  7. 点击 Save.

添加一个时间表

让在机会关闭后6天后客户的所有者跟进。
  1. 在计划操作下,单击 Set Schedule.
  2. 在机会结束后6天内设定时间表。
    Set a Schedule panel
  3. 点击 Save.

添加操作

现在让我们定义满足条件时执行的操作。我们需要立即采取行动,创建合同草案和计划的操作,为账户所有者创建任务。

即时行动

  1. Immediate Actions下,单击Add Action.
  2. 对于操作类型,请选择 Create a Record.
  3. 将行动命名为 Create Draft Contract.
  4. 对于记录类型,选择 Contract.
    当您选择要创建记录的对象时,Process Builder将显示所需字段的行。
  5. 要将合同与机会的客户相关联,请设置客户ID。
    1. 对于类型,选择 Field Reference.
    2. 对于Value,选择 Opportunity | Account ID 然后点击 Choose.

      Select Opportunity > Account ID

      提示

      当您选择旁边没有Traverser icon图标的值时,您正在选择一个字段。要使用相关记录上的字段,请单击旁边带有Traverser icon图标的值。

  6. 确保新合同是草稿。在“状态值”中,从下拉列表中选择“草稿”。
    In the process action, the contract's Account ID is set to the opportunity account owner ID and the contract's status is set to Draft.
  7. 点击 Save.

计划行动

  1. 根据我们之前创建的schedule action(关闭日期后6天),点击Add Action.
  2. 对于操作类型,请选择 Create a Record.
  3. 将其命名为 Follow-up Task.
  4. 对于记录类型,选择Task.
  5. 设置任务的字段值。
    字段 类型
    Assigned to ID Field Reference Opportunity > Account ID > Owner ID
    Priority Picklist High
    Status Picklist Not Started
  6. 点击 Save.

成功! 您创建了一个自动管理高价值商业机会的流程。

Final process

要开始使用这个过程,只需激活它。

告诉我更多…

您可以扩展此过程以包含更多标准和操作。 如果您定义的第一个标准节点未评估为真,则流程可以检查高价值商机是否已关闭并丢失,或者是否给出了报价,并根据这些条件采取更多操作。 可能性是无止境!

资源

闪电流(1)自动化工具

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 列出Lightning Flow中包含的工具。
  • 描述可用于自动引导视觉体验的工具。
  • 描述并比较可用于幕后自动化的工具。
  • 描述可用于批准自动化的工具。

人们期待自动化

无论他们是否购买电影票,支付账单或更改餐厅预订,如果客户正在与公司进行互动,他们期望获得无缝的个性化体验。

例如,当客户需要更换信用卡时,普通服务代理需要了解一堆信息。它是否损坏,丢失或被盗?如果它被盗了,她是否担心最近的交易?我们应该在哪里发送新卡?每个问题都可能涉及单独的系统,并且具有不同程度的复杂性。

自动化曾经很难

提供无缝的自动化客户体验历来是具有挑战性的,耗时的,且代码繁多。根据业务流程的确切性质,您可能需要:

  • 整合各种系统。
  • 配置流程逻辑。
  • 构建现代化,丰富的屏幕以提供令人愉快的用户体验。
  • 从任何地方提供体验:桌面或移动设备,内部应用程序或外部门户。

遇见闪电流

Lightning Flow为每个Salesforce应用程序,体验和门户提供声明式流程自动化。

包含在Lightning Flow中的是两个点击自动化工具:可让您构建流程的流程构建器和可让您构建流程的Cloud Flow Designer。

总结差异:

  • Lightning Flow是产品的名称。
  • Process Builder和Cloud Flow Designer是工具的名称。
  • 使用Process Builder来制作processes;使用Cloud Flow Designer制作flows。

后来,我们讨论了何时使用每个工具,但现在我们来看一下每个工具中业务流程的外观。

Process Builder

Cloud Flow Designer

借助这两种工具,Lightning Flow可以让您轻松执行以下操作。

用例 闪电流功能
用屏幕创建指导教程或向导。 Cloud Flow Designer包含几个开箱即用的屏幕字段,如文本框,单选按钮和文件上传组件。如果您需要比提供的更多,请将自定义Lightning组件添加到屏幕上。
设置自动化任务和流程。 使用Process Builder或Cloud Flow Designer为您的业务流程声明式配置逻辑和操作。如果需要,您可以构建自定义Apex代码来填充任何功能差距。
连接到外部系统。 通过平台事件沟通Salesforce org与外部系统之间的更改。 Process Builder和Cloud Flow Designer让您可以响应并发送平台事件消息。此外,Cloud Flow Designer可以从具有外部服务的第三方系统检索数据。
为您的网页和应用添加自动化功能。 确保当正确的事情发生时,无论是记录更改还是用户单击某个特定按钮时,您的幕后流程都会启动。
一旦你建立了引导视觉体验,将它们添加到闪电页面,社区页面,Lightning应用程序中的实用工具栏等。
重用你建立的东西。 在Cloud Flow Designer中,任何流都可以用作子流。
在Process Builder中,创建一个可调用的流程以在其他业务流程中重用该流程的逻辑或操作。

哪种自动化工具适合我的用例?

当这一切都说完之后,流程驱动的体验不会只有一个流程支持。 这是组织中所有业务流程的组合,可能会影响您的客户。 每个业务流程通常都属于这些阵营之一。

业务流程的类型 描述 可用的工具
引导视觉体验 需要用户输入的业务流程,无论他们是员工还是客户。 云流设计器
幕后自动化 从Salesforce org或连接系统获取所有必要数据的业务流程。 换句话说,用户输入是不需要的。
  • Process Builder
  • 云流设计器
  • Apex
审批自动化 确定记录(如暂停请求)如何获得正确的干系人批准的业务流程。 审批

从流程到流程到Apex

对于管理员或开发人员来说,最困难的事情之一是何时使用手头的工具。一般来说,最好先从声明性的,无代码的工具开始,然后继续使用代码解决方案。

Process Builder

当您需要自动启动幕后业务流程时,请使用Process Builder。进程可以在以下情况下开始

  • 记录被创建
  • 记录被更新
  • 平台事件发生

Cloud Flow Designer

使用Cloud Flow Designer进行以下操作:

  • 自动化引导视觉体验。
  • 在Process Builder中为幕后流程添加更多功能。在Cloud Flow Designer中构建更复杂的功能。然后从流程中调用结果流。
  • 当用户点击某个按钮等事物时,启动幕后业务流程。

例如,当赢得机会时,贵公司希望自动创建更新机会。正如您在本单元后面看到的那样,您可以将该用例的一部分构建为一个流程,但其余部分必须以流程构建。

Apex

当您需要比Process Builder或Cloud Flow Designer中更多的功能时使用Apex。构建更复杂的功能作为可调用的Apex方法。然后在此过程中将生成的Apex作为Apex操作或作为流中的Apex元素。

现在,让我们通过几个示例场景来看实践中的这些原则。

示例方案

场景 工具 你建立什么
通过分步向导申请新的信用卡来指导社区成员。 Cloud Flow Designer Flow
销售代表点击机会上的按钮,启动折扣计算器。 Cloud Flow Designer Flow
更新客户时,更新与该客户相关的所有联系人。 Process Builder Process
更新商机阶段时,更新自定义复选框字段。 Process Builder Process
发生平台事件时创建任务。 Process Builder Process
在经过一定时间后或达到指定时间后,更新Salesforce中的潜在客户记录。 Process Builder Process
当机会关闭时,自动创建更新机会。 Process Builder和 Cloud Flow Designer Process 和flow
将员工的休假请求发送给经理进行审批。 Approvals Approval process

等待。什么是审批流程?

惊喜!我们在这里窃取另一个工具。批准不包含在Lightning Flow中,但它是一种声明式的方式来自动化Lightning Flow不包含的内容。也就是说,Lightning Flow确实支持自动化记录如何提交审批。您稍后会在此模块中看到关于Approvals的更多信息。

关于工作流程规则?

如果您尚未使用Workflow,我们强烈建议不要启动。所有用于幕后自动化的新功能都将通过Lightning Flow实现。

资源

请记住,这个模块是用于Lightning Experience的。 当你启动你的动手组织时,切换到Lightning Experience来完成这一挑战。