Salesforce Lightning Chatter基础(4)

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 确定组织中最重要的Chatter用例。
  • 为Chatter制定一个启动计划。
  • 决定是否为公司中的所有用户启用Chatter,或者执行基于配置文件的部署。

设计您的Chatter部署策略

制定Chatter部署策略至关重要。由于Chatter功能非常直观,您的用户培训工作可能极少。
但是,如果您尚未使用社交协作工具,请投入一些时间让您的公司准备好一种新的沟通方式。对于许多公司来说,Chatter代表了一种文化转变,并且需要组织各级领军者取得成功。

制定和执行部署计划是采用的关键。不管你做什么,都不要跳过这一步。

识别冠军

让你的第一步确定你的公司的人是Chatter冠军。

Identifying champions

  • Executive Sponsor: 每家公司至少需要一名被指定为主办方的主管人员。这个人必须相信社会协作和Chatter的力量。他们必须愿意投入时间使Chatter协作成功。当您的执行发起人积极张贴在Chatter中时,其他人也会效仿。现在,这个人通常有一个完整的日历,所以你的执行发起人的一个很好的指导方针是每天一个帖子。这是可管理的,为其他人提供了正确的榜样。
  • Evangelist: 你不可能一下子到处都是,用Chatter你不一定要。现在,你们公司里的人有着难以置信的知识,而且已经热爱社会合作。吸引那些用户!正式承认他们是Chatter福音派,并且帮助Chatter成功。您的布道者可以帮助回答问题,鼓励其他对发布,创建和管理小组以及管理内容感到紧张的用户。
  • Community Manager: 对于喋喋不休,你需要很好的内容和社区感。您需要社区经理策划高质量的内容并推动用户参与度。伟大的内容的例子包括有用的文件,行业新闻文章或视频的链接,有关事件的帖子,以及在你的公司的令人振奋的公告。您的社区经理在战略层面推动整体参与。他们会衡量你的结果,与传道者一起工作,并部署收养计划,以保持Chatter在推出之后很长时间。

提示

根据你公司的规模,一个人可以担任多个角色。

让你的公司向你的公众公开你的冠军是重要的;它正式承认其地位并确立其作用。提高知名度的一个想法是用某种社交协作品牌或图标创建特殊的个人资料照片。为您的执行发起人,社区经理和福音工作者创建照片。这样,每个人都知道Chatter领养团队的成员。

Chatter evangelist

确定用例

通过与您的业务用户合作来确定正确的用例来解决Chatter问题,从而促进健康的采用。在开始您的推出项目时,将您的利益相关者聚集在一起,集体讨论哪些流程可以移入Chatter。

这里是示例用例。

  • All-Hands Chatter小组可在季度或年度公司电话中进行全公司协作。如果您的团队在地理位置上是分散的,或者您有远程员工,那么全能团队尤其重要。
  • 企业目标喋喋不休的话题来突出和分享一个关键的公司目标。如果你的公司决定是回馈的一年,那就回馈一个话题。鼓励员工通过“#回复”标记自己的Chatter帖子,分享他们的回馈。主题可以促进公司范围内的协作和可见性。
  • 一系列快速民意测验来衡量员工对计划产品改进的反应。如果您在迭代之前希望获得快速反馈,然后再投入市场,请考虑Chatter中的非正式投票。通过快速的一次性问卷调查收集员工的见解,并吸引员工关注由@注意组织和用户进行的调查。
  • 竞争战略Chatter小组,您可以在其中分享竞争对手的见解,访问文件和提示表,并从专家那里快速获得答案。
  • 活动策划Chatter小组,您可以在规划部门活动时进行协作。在活动幻灯片上进行协作,安排发言人,分享议程上的细节。甚至邀请可能提供食品,饮料或设备的外部供应商来协调所有的细节。
这是你如何开始。

  • 下载50种方式成为社交企业电子书,并与您的利益相关者分享。让他们考虑Chatter的好用例。
  • 与每个部门合作,提出一份社交协作可能有用的用例清单。然后优先考虑,寻找具有高影响力和易于实施的案例。
  • 与您的执行发起人一起确定Chatter的全公司用例。

确定正确的使用案例,并让您公司的部门参与到规划中,帮助您的团队采用并从Chatter中获得价值

Communication计划

一个伟大的颤振展示需要一个坚实的沟通计划。制定一个计划,帮助您向用户做广告和解释Chatter,让他们对将要发生的事情感到兴奋。

  • Create Marketing Content: 您可以发送滴灌电子邮件和视频广告Chatter即将到来。考虑分配预算乐趣赃物或蛋糕和气球启动派对。为您的公司推出Chatter事件有助于建立兴奋和动力。

    提示

    为了让玩家感受到游戏的乐趣,可以考虑为所有公司员工设置一个“学校图片日”。有道具的照相亭,并采取有趣的照片。发出结果,鼓励员工使用图片作为Chatter个人资料。

  • Create a Schedule: 仔细选择你的启动日期。避免假期和繁忙时间(例如,销售月份的最后一天)。几小时后打开Chatter是一个最好的惯例。确定发布日期后,为您的发布前通信创建一个时间表。这是一个示例沟通时间表。
    12周前 项目宣布;执行发起人的电子邮件
    8周前 电子邮件drip#1
    6周前 福音工作者和社区经理确定并宣布
    4周前 电子邮件drip#2
    2周前 电子邮件drip#3
    1周前 总裁电邮用户培训课程和视频;学校图片一天
    1天前 传单发出最后的指示和从哪里得到帮助
    上线日 来自公司首席执行官的Chatter职位;
    发起派对分发“学校图片日”图片,并鼓励大家填写个人资料

Chattiquette

Chatter是直观的,通常不需要太多的用户培训。尽管如此,最好的做法是明确约定的规则或“聊天室”。聊天室可以帮助您确保您的用户留在主题上,并最大限度地发挥Chatter的价值。

考虑把一个简单的用户行为准则列表放在一起。发布列表并与用户分享。将其张贴在公共场所,如在All Company Chatter小组中。

鼓励您的高管赞助商和公司领导人树立正确的榜样。要求您的社区经理识别需要指导的任何用户

测量结果

一旦你活着,你可以跟踪你的结果。您可以从AppExchange下载Chatter Usage仪表板。您还可以下载Chatter Challenge仪表板来监视Chatter上的组和以下活动。

注意

为了保证您的Salesforce安全,只有系统管理员才有权安装应用程序或组件。如果您无法下载这些应用程序,则可以联系您的Salesforce系统管理员以获取安装帮助。

您的社区管理员可以使用这两个仪表板来监控Chatter的整体运行状况。您的社区管理员也可以使用Chatter民意调查或通过焦点小组进行调查,以评估对Chatter的响应并优先考虑未来的工作。

设置Chatter

现在你已经有了推广策略,你已经准备好进入Chatter了。
默认情况下,在2010年6月22日之后创建的Salesforce组织中的所有用户都已启用Chatter。但是,您可以选择同时向所有用户推出Chatter,或者可以执行基于概要文件的展示。我们建议您同时向所有人推出Chatter。但是,如果您的组织规模较大,或者您想要限制对Chatter的访问,请考虑基于配置文件的展示。

基于配置文件的Chatter配置文件对于大型组织更为有用,因为它允许按部门进行受控的部署。对于有监管约束的组织来说,根据员工角色和配置文件,完全或不能访问Chatter也非常有用。通过基于配置文件的转出,您只能向拥有所需用户配置文件或权限集的用户授予Chatter访问权限。

如果您不需要基于配置文件的Chatter部署,那么您已经全部设置好了。

基于概要的展示概览

从高层角度来看,Chatter基于配置文件的部署包含以下步骤:

  • 联系Salesforce,并要求我们为您的组织启用基于概要文件的Chatter部署。
  • 确定哪些用户可以充分利用Chatter。
  • 查看和修改现有的自定义用户配置文件和权限集。例如,验证自定义用户配置文件或权限集中的启用Chatter权限是否具有所需的设置。
  • 打开Chatter为您的组织。
    1. 从安装程序中,在快速查找框中输入Chatter设置,然后选择 Chatter Settings.
    2. 点击 Edit.
    3. 在“Chatter设置”部分下,选中“启用”复选框。
    4. 点击 Save.

有关Chatter的基于配置文件的部署的更多信息,请阅读通过用户配置文件控制Chatter访问和通过权限集控制Chatter访问。

Salesforce Lightning Chatter基础(3)

Learning Objectives

完成本单元后,您将能够:

  • 描述在Chatter中开始批准所需的步骤。
  • 在Chatter中启用审批请求。
  • 为审批帖子创建一个模板。
  • 使用Jump Start Wizard创建一个简单的审批流程。

Chatter中的批准简介

批准过程概述批准记录的步骤,并标识批准每个步骤的人员。批准过程可以发送批准请求作为Chatter帖子。您可以为该帖子创建一个模板,以确保每个请求都发布相同类型的数据。
由于Chatter中的审批依赖于Chatter和Approvals,所以设置Chatter中的Approvals不仅仅涉及启用该功能。为确保一切正常,并且您的用户将查看请求视为Chatter帖子,我们建议您按照下列步骤操作。
  1. 在Chatter中启用审批。
  2. 创建审批帖子模板。
  3. 创建一个审批流程。
  4. 确保为正在创建审批流程的记录类型启用Chatter Feed跟踪。
  5. 通过审批流程,对于要发送的每种记录类型,采取步骤2-4。

您的用户可以更新他们的Chatter设置,选择不接收审批请求作为他们的Chatter提要中的帖子。不选择退出的用户会收到Chatter信息和电子邮件通知。出现审批请求帖子:

  • 在分配的批准者的Chatter Feed中
  • 在提交者的个人资料上,但不在他们的Chatter Feed中,除非他们正在遵循批准记录
  • 在审批记录的Chatter Feed中
  • 在批准记录之后的任何人的Chatter Feed中

在Chatter中启用审批请求

在Chatter中启用批准请求:

  1. 从安装程序中,在快速查找框中输入Chatter设置,然后选择 Chatter Settings.
  2. 点击 Edit.
  3. 在批准员额部分中,选择 Allow Approvals.

    Approval posts

  4. 审批 Save.

如果您的用户选择不接收批准请求帖子,则他们不会在自己的Feed中看到这些帖子。但是,任何有权访问被批准的记录的人都可以在记录Feed中看到审批帖子。

注意

如果您在“Chatter设置”中看不到“审批帖子”部分,则可能是因为您的许可证不支持。与您的Salesforce代表联系。

接下来,为Chatter文章设置一个模板用于批准。

创建一个帖子模板

您希望您的批准请求帖子被标准化,以便始终显示相同类型的信息。那么,你可以做一些小小的进步工作。您可以通过选择要显示在帖子中的字段来设置帖子模板。之后,当您定义审批流程时,您将该模板与其关联。

注意

创建Chatter发布模板需要“自定义应用程序”权限。

  1. 从“设置”中,在快速查找框中输入发布模板,然后选择 Post Templates.
  2. 点击 New Template.
  3. 这些批准是针对客户的,所以选 Account 然后点击 Next.

    Approval post template configuration

  4. 输入名称 Account Approval Post Template, 并将其描述为 A template for account approval request posts.
  5. 通过选择“默认”,将此模板设置为所有客户审批请求的 Default.
  6. 对于发布模板字段,将帐号,客户所有者和说明移动到右列。如果客户名称尚未在右侧的选定字段列中,请将其移动到那里。

    小费

    将文本较重的字段放在底部,如评论或说明。

  7. 点击 Save.

现在,您已经准备好为客户定义审批流程。

创建一个审批流程

我们来为客户创建一个简单的审批流程。
假设您希望销售副总裁艾里逊·惠勒(Allison Wheeler)批准新客户,并更改她不拥有的现有客户。以下是这个场景的一个简单的批准过程。
  1. 从“设置”中,在“快速查找”框中输入审批流程,然后选择 Approval Processes.
  2. 对于 Manage Approval Processes For, 选择 Account.
  3. 点击 Create New Approval Process, 然后从菜单中选择 Use Jump Start Wizard

    Approval jump start wizard

  4. 在审批流程信息部分
    1. 对于名称,请输入: Account Approval Process.
    2. 单击Unique Name 字段以获取唯一名称以在API中引用此组件。
    3. Approval Assignment Email Template 字段保留为空以使用默认电子邮件模板。
    4. 对于 Approval Post Template, 请单击搜索图标并选择 Account Approval Post Template.

      该模板是您在上一节中创建的模板。

    5. 要更新此对象的所有页面布局,请选择 Add the Submit for Approval button and Approval History....

      选择此选项可让您的用户提交和跟踪批准请求。

  5. 在“指定进入标准”部分中,设置记录必须符合的标准才能启动此批准过程。

    在我们的例子中,我们希望Allison Wheeler批准任何她不拥有的客户,所以我们在第一行输入这些标准。

    • Field: 客户:客户所有者
    • Operator: 不等于
    • Value: Allison Wheeler
  6. 在“选择审批人”部分中,将所有审批请求分配给Allison Wheeler。
    • 选择 Automatically assign to approver(s).
    • 选择 User, 然后在第二个字段中输入Allison Wheeler。
    • When multiple users are selected, 选择 Approve or reject based on the FIRST response.
  7. 点击 Save. 对于我们的简单示例,我们不会添加更多的操作。
  8. 点击 View Approval Process Detail Page.
  9. 在客户:新客户审批页面上,点击激活激活审批流程。

我们现在建立了简单的审批程序。 当Allison Wheeler以外的人创建客户或更改客户中的所有者并提交客户进行审批时,Allison Wheeler会收到通知。 她在Feed中收到批准请求帖子,并要求获得批准。

Salesforce Lightning Chatter基础(2)

学习目标

完成本单元后,您将能够:

  • 描述什么是馈送跟踪
  • 启用并配置对象的订阅源跟踪。

Feed跟踪简介

你日常工作的记录有很多的信息字段。例如,一个客户有一个公司名称,客户所有者等字段。通常,在记录中字段值发生更改时,通知您的用户将会很有用。这就是Feed跟踪的来源。Feed跟踪允许您选择跟踪的记录类型以及遵循的特定记录字段。启用Feed跟踪,以便您的用户获得Chatter帖子和电子邮件通知,了解他们关注的记录更改。 Feed跟踪可以随时随地轻松查看关键记录的更改。
许多记录和字段默认被跟踪。您可以进一步自定义馈送跟踪,以包含或排除不同的记录类型和字段。您可以跟踪用户,组,自定义和外部对象以及以下标准记录中的字段:客户,文章类型,资产,广告系列,案例,联系人,合同,仪表板,事件,潜在客户,机会,产品,报告,和任务。

注意

在Lightning Experience中,大多数记录不会显示Chatter选项卡,除非对记录类型启用了Feed Tracking。组,站点和用户对象是唯一的例外。

以下是为以下内容启用Feed跟踪时默认跟踪的字段:

  • Account: 客户名称,客户所有者
  • Case: 案例所有者,优先
  • Group: 允许客户,描述,访问类型,信息,信息标题,名称,所有者
  • Contact: 客户名称,联系人,姓名
  • Lead: 负责人,负责人状态,姓名
  • Opportunity: 金额,关闭日期,机会名称,机会所有者,阶段
  • User: 关于我,地址,电子邮件,经理,电话,标题

注意

共享规则和字段级安全性确定了Chatter订阅源中记录更改的可见性。用户必须有权访问记录才能查看其记录中记录的更改。追踪超过45天的馈送更新,并且没有喜欢或评论将被自动删除。

启用和自定义Feed追踪

让我们为联系人记录启用Feed跟踪,并添加一些附加字段进行跟踪。
  1. 从设置中,在快速查找框中输入Feed Tracking,然后选择 Feed Tracking.

    Chatter feed tracking

  2. 从对象列表中选择 Contact.
  3. 选择 Enable Feed Tracking.

    注意

    如果在Trailhead Playground中已经选择了Enable Feed Tracking,则可以为您节省一个步骤。对于所有对象,Feed默认情况下都不启用。所以记得在设置自己的Feed跟踪时采取这一步骤。

  4. 选择最多20个字段进行跟踪。
  5. 点击 Save。保存更改后,跟踪字段的数量将显示在“联系人”旁边的“已跟踪”列中。

当有人更改联系人上的跟踪字段时,跟随联系人的人将收到电子邮件通知和Chatter更新。

提示

即使您可以跟踪每个对象最多20个字段,但要有选择性并且只跟踪对用户来说很重要的字段。只要有人在跟踪字段上更改值,他们就会收到电子邮件通知。所以很多跟踪的字段可能意味着大量的电子邮件。与您的团队合作,找出哪些记录更改对他们真正重要,并且只对这些字段启用馈送跟踪。